Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

Organisationstalent, Verlässlichkeit und ein gutes Gespür für unterschiedliche Ansprechpartner*innen zeichnen Sie aus? Unser Auftraggeber gestaltet als bedeutendes Unternehmen im Mobilitätssektor die Weiterentwicklung nachhaltiger Mobilität und wichtiger Verkehrsinfrastruktur in Oberösterreich aktiv mit.

In dieser vielseitigen Funktion unterstützen Sie die Geschäftsführung in organisatorischen, administrativen und strategischen Belangen. Gleichzeitig übernehmen Sie Verantwortung für eigene Themen, koordinieren Projekte und interne Services und wirken an der Weiterentwicklung von Prozessen und Strukturen mit. Damit erwartet Sie eine Position mit unmittelbarer Nähe zu Managemententscheidungen, hoher Themenvielfalt und der Möglichkeit, die Mobilität in Oberösterreich mitzugestalten.

• Als organisatorische Drehscheibe unterstützen Sie die Geschäftsführung und koordinieren Termine, Dienstreisen sowie die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Geschäftsführungs- und Gremiensitzungen
• Sie erstellen und koordinieren Reports, Präsentationen, Protokolle, Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen und sorgen für eine professionelle Aufbereitung relevanter Informationen
• In der Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern agieren Sie souverän und übernehmen die professionelle Korrespondenz mit politischen Gremien, Eigentümervertretungen, Behörden und Fachabteilungen
• Projekte koordinieren Sie eigenständig und übernehmen dabei auch die Verantwortung für definierte Teilprojekte
• Die Koordination des Office-Managements, der Sekretariate und des Facility Managements liegt ebenso in Ihrem Verantwortungsbereich
• Bei der Optimierung und Weiterentwicklung interner Strukturen und Prozesse bringen Sie sich aktiv ein und unterstützen strategische Projekte sowie Organisationsentwicklungs- und Veränderungsprozesse
• Darüber hinaus organisieren und koordinieren Sie Team-Events und Unternehmensveranstaltungen und sorgen für eine professionelle Umsetzung

• Eine abgeschlossene wirtschaftliche oder wirtschaftlich-technische Ausbildung, beispielsweise HAK, FH oder Universität, bildet Ihre fachliche Basis
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Executive-Assistant- oder Managementsupport-Funktion ermöglicht Ihnen einen souveränen Umgang mit den vielfältigen Anforderungen der Position
• Mit MS Office, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Teams, arbeiten Sie routiniert und effizient
• Sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift dürfen wir voraussetzen
• Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke und ausgeprägte Serviceorientierung verbinden Sie mit einem professionellen und verbindlichen Auftreten
• Diskretion und Zuverlässigkeit sind für Sie selbstverständlich, gleichzeitig arbeiten Sie selbstständig, strukturiert und gerne im Team
• Auch bei mehreren parallelen Themen setzen Sie die richtigen Prioritäten und behalten Termine, Verantwortlichkeiten und nächste Schritte zuverlässig im Blick
• Erfahrung im Projekt- und Prozessmanagement ist von Vorteil und ermöglicht Ihnen, auch über das klassische Assistenzspektrum hinaus Verantwortung zu übernehmen

• Sinnstiftende Tätigkeit mit direktem Beitrag zur nachhaltigen Mobilität in Oberösterreich und langfristiger Perspektive in einem stabilen Unternehmensumfeld
• Vielseitiger Verantwortungsbereich mit direktem Austausch mit der Geschäftsführung sowie Einblick in strategische, organisatorische und operative Themenstellungen
• Dynamisches Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen, offener Kommunikation und einer wertschätzenden Du-Kultur
• Flexible Arbeitszeiten sowie Telearbeit-Möglichkeit
• Klimaticket-Zuschuss und ausgezeichnete öffentliche Erreichbarkeit