Office Manager:in 32h (w/m/d) - befristet bis 31.12.2026

Unser Kunde ist ein renommiertes Unternehmen im Bereich Zahlungsverkehr mit Sitz in Wien und zählt zu den zentralen Akteuren im österreichischen Finanzdienstleistungsumfeld. Mit innovativen Lösungen rund um digitale Transaktionen gestaltet das Unternehmen aktiv die Zukunft des Bezahlens. Gesucht wird eine organisierte und serviceorientierte Persönlichkeit, die mit Struktur, Überblick und Engagement für reibungslose Abläufe im Office Management sorgt.

Deine Aufgaben:

• Unterstützung der Geschäftsführung, insbesondere bei Terminkoordination und Reisemanagement
• Durchführung klassischer Back-Office-Tätigkeiten, wie Vertragsverwaltung, Office-Supply-Bestellungen und Ablage physischer Verträge
• Organisation von Dienstreisen, Meetingräumen und Seminarhotels
• Mitarbeit im Veranstaltungsmanagement
• Qualitätssicherung und Weiterentwicklung von Office-Management-Prozessen
• Mitarbeit in Sonder- und Digitalisierungsprojekten
• Eigenständige Abwicklung administrativer Abläufe in deinem Verantwortungsbereich
• Empfang und Betreuung von Gästen sowie Mitarbeiter:innen am Empfang
• Betreuung der Telefonvermittlung
• Verwaltung der Ein- und Ausgangspost sowie Organisation von Botendiensten
• Vor- und Nachbereitung von Meetingräumen inklusive Gästebewirtung
• Organisation von Verpflegung und Catering für Besprechungen
• Bereichsübergreifende Unterstützung interner Teams

Das bringst du mit:

• Ausgeprägtes Organisationstalent und Freude an administrativen Aufgaben
• Serviceorientiertes und professionelles Auftreten als zentrale:r Ansprechpartner:in im Office
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohe Kommunikationsstärke und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten

Das erwartet dich:

• Eine abwechslungsreiche Position im Office Management mit breitem Aufgabenfeld
• Ein verantwortungsvoller Aufgabenbereich mit zentraler Schnittstellenfunktion
• Mitarbeit in organisatorischen Projekten und internen Weiterentwicklungsprozessen
• Ein professionelles und stabiles Unternehmensumfeld in Wien
• Eine befristete Anstellung bis 31.12.2026 mit einem Beschäftigungsausmaß von 32 Wochenstunden