Assistent:in Organization & Development

Als Assistent:in unterstützen Sie den Director Organisation & Development und Mitglied der Geschäftsleitung bei organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben. Sie sorgen dafür, dass Abläufe effizient funktionieren, Informationen strukturiert aufbereitet werden und Entscheidungen bestmöglich vorbereitet werden können. Sie übernehmen eine vielseitige Schnittstellenfunktion zwischen Management, Fachbereichen und externen Partnern und gestalten aktiv die organisatorische Weiterentwicklung unseres Unternehmens mit.

Aufgaben:

• Unterstützung des Director Organization & Development in sämtlichen organisatorischen und administrativen Belangen
• Koordination von Terminen, Besprechungen, Geschäftsreisen sowie allgemeinen Management-Agenden
• Vorbereitung, Aufbereitung und Nachverfolgung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsunterlagen
• Unterstützung im Gebäude- und Infrastrukturmanagement, insbesondere bei Rechnungsprüfungen, Budgetverfolgung und der Koordination externer Partner:innen
• Erstellung, Überarbeitung und Qualitätssicherung von Dokumenten, Präsentationen und internen Kommunikationsunterlagen
• Verfassen und Aufbereiten von Texten für interne Kommunikation, Postings und organisatorische Informationen
• Unterstützung bei kaufmännischen Auswertungen, Budgetübersichten und administrativen Projekten
• Anwendung moderner digitaler Tools sowie KI-Anwendungen zur Optimierung von Prozessen und Arbeitsabläufen
• Schnittstellenfunktion zu internen Fachbereichen sowie externen Dienstleister:innen und Geschäftspartner:innen
• Laufende Organisation und Weiterentwicklung administrativer und organisatorischer Abläufe

Qualifikationen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Lehre, HAK, HLW, Matura oder vergleichbare Qualifikation)
• Erste einschlägige Berufserfahrung im Assistenz-, Office-, Sekretariats- oder Administrationsbereich
• Sehr gutes organisatorisches Geschick sowie strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Kaufmännisches Grundverständnis und Zahlenaffinität
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie hohe digitale Kompetenz
• Interesse an modernen Technologien und KI-Anwendungen
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Kommunikationsstarke Persönlichkeit mit professionellem Auftreten
• Hohes Maß an Verlässlichkeit, Diskretion und Eigeninitiative
• Gespür für Sprache, Texte und zielgruppengerechte Kommunikation