Sachbearbeiter*in Repräsentation, 60 %

Sachbearbeiter*in Repräsentation, 60 %

Dauerstelle Departementssekretariat PRD

Zur Ergänzung unseres Teams im Büro für Repräsentation und Veranstaltungen suchen wir per 1. Mai 2027 eine dienstleistungsorientierte, zuverlässige und engagierte Persönlichkeit.

Aufgaben

• Sie führen das Sekretariat, erteilen telefonische Auskünfte, überwachen Termine und verfassen verschiedene Dokumente. Zudem koordinieren Sie Reservationsanfragen für Anlässe im Stadthaus und pflegen die Anlassübersicht.
• Sie unterstützen die Co-Leiterinnen bei der Organisation und Durchführung der Veranstaltungen von Stadtrat, Stadtpräsident und dem Präsidialdepartement und richten die Veranstaltungstechnik ein.
• Sie organisieren und führen Gratulationsbesuche bei Stadtzürcher Senior*innen ab 100 Jahren durch und sind für den Geschenkversand zuständig.
• Sie verwalten die Buchhaltung des Büros für Repräsentation und führen Buch über den Geschenkbestand des Stadtrates.
• Bei Abwesenheit der Co-Leiterinnen übernehmen Sie deren Stellvertretung.

Profil

• Sie verfügen über einen KV-Abschluss oder eine gleichwertige Ausbildung und haben einige Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Position (vorzugsweise in einer Verwaltung)
• Sehr gute Anwendungskenntnisse der MS-Office-Programme und stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift werden vorausgesetzt
• Sie zeichnen sich durch Organisationstalent und ein hohes Qualitätsbewusstsein aus, arbeiten selbständig und zielorientiert und erledigen Routineaufgaben exakt und effizient
• Sie treten gewinnend und mit tadellosen Umgangsformen auf und bleiben auch in hektischen Zeiten flexibel, ruhig und lösungsorientiert
• Sie interessieren sich für die Eventbranche und kennen deren Herausforderungen

Wir bieten

Eine vielseitige und interessante Aufgabe in einem herausfordernden und dynamischen Umfeld sowie ein motiviertes Team und fortschrittliche Arbeitsbedingungen. Der Arbeitsort ist im Zentrum von Zürich (Stadthaus).
 
Wir wünschen uns eine Verteilung Ihres Pensums auf fünf Tage pro Woche, andere Modelle besprechen wir gerne mit Ihnen. Teilweise mobiles Arbeiten ist möglich. Wiedereinsteiger*innen nach einer Familienphase sind willkommen.

Über uns

Das Präsidialdepartement der Stadt Zürich umfasst die Dienstabteilungen Kultur, Bevölkerungsamt, Museum Rietberg, Stadtarchiv, Statistik Stadt Zürich, Stadtentwicklung, Fachstelle für Gleichstellung sowie das Departementsekretariat. Das Departementssekretariat, welchem das Büro für Repräsentation zugeordnet ist, versteht sich als interner Dienstleister und unterstützt den Stadtrat, den Stadtpräsidenten sowie das Departement. Gleichstellung, Diversität und Inklusion sind uns wichtige Anliegen.

Interessiert?

Wir freuen uns auf Ihre vollständigen online Bewerbungsunterlagen inklusive Motivationsschreiben bis am 4. Januar 2027.

Die Erstgespräche finden am Dienstag, 12. und Mittwoch, 13. Januar 2027 und die Zweitgespräche am Donnerstag, 21. und Montag, 25. Januar 2027 statt.

Für fachliche Auskünfte stehen Ihnen gerne die Co-Leiterinnen des Büros für Repräsentation Nina Blust und Leonie Emmenegger, Tel. 044 412 31 60, zur Verfügung.

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