Executive Assistant (m/w/d)

Deine Aufgaben

• Als Executive Assistant (m/w/d) unterstützt du unseren Vorstand im operativen Tagesgeschäft und sorgst durch deine strukturierte Arbeitsweise für reibungslose Abläufe
• Du steuerst eigenständig komplexe nationale und internationale Vorstandskalender, priorisierst Termine und koordinierst diese effizient mit internen und externen Ansprechpersonen
• Darüber hinaus erstellst du Protokolle und sorgst für eine strukturierte Dokumentation und konsequente Nachverfolgung von Aufgaben, Entscheidungen, Fristen und vereinbarten Maßnahmen
• Du übernimmst die Planung und Buchung nationaler und internationaler Geschäftsreisen einschließlich der organisatorischen Nachbereitung und Reisekostenabrechnung
• Als zentrale Schnittstelle kommunizierst du professionell und verbindlich im internationalen Set-up mit verschiedenen Fachbereichen, Führungskräften sowie externen Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern im In -und Ausland
• Bei organisatorischen und administrativen Fragestellungen handelst du eigenständig, denkst vorausschauend und stellst sicher, dass offene Themen zuverlässig nachgehalten werden
• Darüber hinaus unterstützt du bei übergreifenden organisatorischen Projekten und trägst mit deinem Organisationstalent und deinem Blick für Details maßgeblich zu einer effizienten Zusammenarbeit bei

Deine Qualifikationen

• Du bringst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium mit und verfügst über mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion im Executive- oder Management-Umfeld
• Durch dein ausgeprägtes Organisationstalent fällt es dir leicht, unterschiedliche Themen und Prioritäten gleichzeitig zu koordinieren und in einem dynamischen Arbeitsumfeld den Überblick zu behalten
• Du arbeitest eigenständig und vorausschauend, zeigst Initiative und zeichnest dich insgesamt durch eine zuverlässige sowie strukturierte Arbeitsweise aus
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein sowie eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität sind für dich selbstverständlich
• Du bist sicher im Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, PowerPoint, Word und Excel und arbeitest dich schnell in neue digitale Tools und Prozesse ein
• Im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpersonen trittst du professionell, verbindlich und serviceorientiert auf und überzeugst durch deine ausgeprägte Kommunikationsstärke
• Du verfügst über verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse und fühlst dich in der Kommunikation mit internationalen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern sicher

Deine Vorteile

• Flexible Arbeitszeiten und ein hybrides Arbeitsmodell mit regelmäßigen Team-Tagen vor Ort
• Strukturiertes Onboarding und persönliche Begleitung durch ein(e) Mentor(in) während deiner gesamten Einarbeitungsphase
• Strukturierte Personalentwicklung und klar definierte Karrierewege
• 30 Urlaubstage und die Möglichkeit, bis zu 30 Tage im EU-Ausland zu arbeiten
• Kostenfreie Getränke
• Kinderbetreuungskostenzuschuss
• JobRad usw.

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Wir sind die Top-Antwort auf den Fachkräftemangel. Gemeinsam mit mehr als 13.000 Mitarbeitenden in 32 Ländern bringen wir qualifizierte Talente mit Unternehmen zusammen und stärken so den Arbeitsmarkt. Das ist unsere Deutschlandaufgabe - mit der wir Menschen, Unternehmen und die Gesellschaft nachhaltig voranbringen.

Bei Hays kannst du zeigen, was in dir steckt! Wir sind überzeugt, dass unser Erfolg auf vier starken Werten beruht, die uns täglich leiten:

• Be bold and curious: Wir sind ambitioniert, verlassen bewusst unsere Komfortzone und probieren Neues aus.
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Wir freuen uns auf dich! Hays steht für Vielfalt und setzt sich aktiv für Chancengerechtigkeit und Teilhabe ein. Alle - unabhängig von Geschlecht, sexueller Orientierung, Behinderung, Alter, Herkunft sowie kultureller und religiöser Zugehörigkeit - erhalten bei uns die gleichen Möglichkeiten. Daher laden wir alle Menschen, besonders auch Menschen mit Behinderungen dazu ein, sich bei uns zu bewerben.

Deine Ansprechperson

Susanne Westermann

E-Mail: susanne.westermann@hays.de

Telefon: 0800-4636 4297