Sachbearbeiter:in Payroll inkl. HR-Administration (80-100%)

Sachbearbeiter:in Payroll inkl. HR-Administration (80-100%)

Über uns

Die Convalere AG ist ein seit 2013 etabliertes Dienstleistungsunternehmen im Sozial- und Integrationsbereich. Mit ca. 300 Mitarbeitenden an 14 Standorten begleitet und unterstützt Convalere Gemeinden, Kantone und weitere Auftraggeber mit praxisnahen, verlässlichen und wirkungsvollen Lösungen - von der Führung von Sozialdiensten über die Betreuung und Integration von Asylsuchenden und Flüchtlingen bis hin zu Förder-, Beschäftigungs- und Integrationsprogrammen.

Heute betreut das Unternehmen Mandate von rund 50 Gemeinden sowie zwei Kantonen. Unsere Vision ist ein moderner, schlanker und wirkungsvoller Sozialstaat, in dem öffentliche Mittel verantwortungsvoll eingesetzt und Menschen nachhaltig zu einem selbständigen Leben befähigt werden. Dabei verbinden wir fachliche Kompetenz mit unternehmerischem Denken, hoher Dienstleistungsorientierung und einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit Auftraggebern und Anspruchsgruppen.

Ihre Aufgaben

• Selbstständige und termingerechte Durchführung der monatlichen Lohnverarbeitung inklusive Verarbeitung und Kontrolle von Lohnänderungen, Zulagen und variablen Lohnbestandteilen
• Bearbeitung der Personaladministration vom Eintritt bis zum Austritt, einschliesslich administrativer Begleitung von Onboardings sowie Funktions- und Pensumsänderungen
• Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Bestätigungen, Arbeitszeugnissen und weiteren HR-Dokumenten
• Pflege der Personalstammdaten und digitalen Personaldossiers in Personio sowie Sicherstellung der korrekten Übernahme lohnrelevanter Mutationen
• Bearbeitung und Kontrolle von Arbeitszeit-, Ferien- und Abwesenheitsdaten sowie Zeitguthaben als Grundlage für die Lohnabrechnung
• Administration von Krankheits- und Unfallmeldungen sowie Abwicklung der Lohnfortzahlung bei Krankheit, Unfall, Mutterschaft, Vaterschaft, Militär und weiteren EO-Ereignissen
• Bearbeitung von Quellensteuern, Familienzulagen und Sozialversicherungsbeiträgen sowie An- und Abmeldungen und Korrespondenz mit Sozialversicherungen, Pensionskassen, Versicherungen und Behörden
• Einholung und Verwaltung von Bewilligungen, Bescheinigungen und fehlenden Personalunterlagen
• Erstellung der Lohnausweise sowie Durchführung der Jahresendverarbeitung und der jährlichen Sozialversicherungsdeklarationen
• Abstimmung der Lohnbuchhaltung mit dem Finanzteam sowie Aufbereitung von Buchungsbelegen und Abgrenzungen
• Unterstützung bei der Personalgewinnung und administrative Begleitung des Bewerbungsprozesses
• Ansprechperson für Mitarbeitende und Führungskräfte bei Fragen zur Lohnabrechnung und zu administrativen HR-Themen
• Erstellung von HR- und Lohnauswertungen, Durchführung von Plausibilitäts- und Qualitätskontrollen sowie Unterstützung bei Revisionen
• Mitarbeit bei der Weiterentwicklung, Digitalisierung und Dokumentation der HR- und Payroll-Prozesse sowie Sicherstellung einer korrekten und datenschutzkonformen Abwicklung unter Einhaltung gesetzlicher, vertraglicher und anwendbarer GAV-Vorgaben

Ihr Profil

• Kaufmännische Grundausbildung mit einer Weiterbildung im Bereich Payroll, Sozialversicherungen oder Personalwesen
• Mehrjährige Erfahrung in der selbstständigen Lohnverarbeitung in der Schweiz sowie Erfahrung in der Personaladministration
• Fundierte Kenntnisse der relevanten Schweizer arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Grundlagen; Kenntnisse in der Anwendung von Gesamtarbeitsverträgen sind von Vorteil
• Erfahrung mit unterschiedlichen Anstellungsformen, Pensen, Stundenlöhnen und variablen Lohnbestandteilen
• Sicherer Umgang mit digitalen HR- und Lohnsystemen; Kenntnisse von Abacus und/oder Personio sind von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse und Sicherheit im Verfassen von Verträgen, Korrespondenz und weiteren HR-Dokumenten
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Word, sowie sehr gute Excel-Kenntnisse und ein ausgeprägtes Zahlenverständnis
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit hoher Genauigkeit und Termintreue
• Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit sensiblen Personal- und Lohndaten
• Dienstleistungsorientierte und verbindliche Kommunikation mit Mitarbeitenden, Führungskräften und externen Ansprechpersonen
• Organisationsstärke und Belastbarkeit sowie die Fähigkeit, auch bei parallelen Aufgaben und monatlichen Abrechnungsfristen den Überblick zu behalten

Warum wir?

• Eine sinnstiftende und vielseitige Tätigkeit mit gesellschaftlichem Mehrwert
• Faire und attraktive Arbeitsbedingungen
• Gute Entwicklungsmöglichkeiten und Perspektiven in einem wachsenden Unternehmen
• Eine wertschätzende, kollegiale und respektvolle Unternehmenskultur
• Moderne Arbeitsmittel und zeitgemässe digitale Prozesse
• Eine professionelle Organisation mit kurzen Entscheidungswegen und klaren Verantwortlichkeiten