Persönliche Assistenz des Chief Sales Officers (m/w/d)

Assistentin der Geschäftsführung (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Planung, Koordination und Organisation von Terminen, Besprechungen und Reisen der Geschäftsführung, einschließlich Board Meetings und anderer Managementveranstaltungen

• Professioneller Empfang sowie Betreuung von Besuchern, Geschäftspartnern und Gästen auf oberer Führungsebene

• Eigenständige Durchführung der Korrespondenz für die Geschäftsführung in deutscher und englischer Sprache mit internen und externen Ansprechpartnern

• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen

• Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von Dokumenten, Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen

• Führung von Protokollen bei Sitzungen, Veranstaltungen und Gesellschafterversammlungen sowie Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen

• Erstellung von Statistiken, Analysen und Auswertungen zur Unterstützung der Geschäftsführung

• Organisation, Koordination und Nachbereitung nationaler und internationaler Veranstaltungen sowie Gesellschafterversammlungen

• Sicherstellung reibungsloser administrativer Abläufe im Bereich der Geschäftsleitung

• Sicherstellung einer guten Zusammenarbeit im Team der Geschäftsleitungsassistenz, gegenseitige Unterstützung und Urlaubsvertretung.

• Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen sowie externen Geschäftspartnern

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung im Bereich Assistenz, Office Management oder einer vergleichbaren Qualifikation

• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich, vorzugsweise auf Management- oder Geschäftsleitungsebene

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint

• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise

• Hohe Kommunikationsfähigkeit, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen

• Professionelles und souveränes Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern

• Hohe Serviceorientierung sowie ausgeprägte Teamfähigkeit

• Flexibilität, Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch in einem dynamischen Umfeld Prioritäten zu setzen

• Hohe Verschwiegenheit und Vertrauensbasis wird vorausgesetzt.