Document Compliance Officer (all genders)

Baustellen brauchen Tempo - und rechtliche Sicherheit. Als Teil unseres Work Control Teams sorgen Sie dafür, dass externes Personal auf unseren Baustellen korrekt und gesetzeskonform eingesetzt wird. Sie prüfen relevante Dokumente, behalten Fristen im Blick und schaffen damit die Basis für einen reibungslosen Baustellenbetrieb unter Berücksichtigung der länderspezifischen Beschäftigungsgesetze. Als kompetente Ansprechperson beraten und unterstützen Sie auch unsere Lieferant:innen in Bezug auf Dokumenten Compliance und Onboarding für die Baustellen.

Aufgaben:

• Kontaktaufnahme mit Fremdfirmen für die zeitgerechte Übermittlung der relevanten und korrekten Daten vor Arbeitsantritt
• Support unserer Lieferant:innen in Bezug auf Onboarding auf unseren Baustellen
• Überprüfung der Vollständigkeit sowie Aktualität der notwendigen Dokumente
• Verwaltung von Dokumenten in Kunden- und Behördenportalen sowie in der internen Software
• Einforderung und Kontrolle der erforderlichen länderspezifischen Personaldokumente (Augenmerk: Arbeitsbewilligungen bei Drittstaatsangehörigen) sowie Administration des Personaldatensystems,
• Laufende Rücksprache mit der anfordernde Stelle (Projektleiter, Baustellenmanagement) zur korrekten Beschäftigung des Fremdpersonals
• Administration (Monitoring des gesamten Prozesses, Erstellen von Checklisten, Kontrolle der termingerechten Einhaltung von Fristen, stichprobenartige Überprüfung von Lohnzetteln des Fremdpersonals)
• Mitarbeit bei länderspezifischen Leitfäden
• Aufbereiten von Reports und Übersichten für die Geschäftsführung und andere Stakeholder

Qualifikationen:

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung (Lehre, HAK etc.)
• Grundverständnis für Arbeitsrecht, Ausländerbeschäftigungsgesetz und der EU-Entsenderichtlinie
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sehr gute Excel Anwenderkenntnisse und Affinität im Umgang mit Softwarelösungen (z.B. Portale etc.)
• Flexibilität sowie strukturierte und genaue Arbeitsweise
• Beharrlichkeit, Konsequenz und Ausdauer
• Freundliches Auftreten gepaart mit Kommunikationsstärke