Event & Guest Experience Manager (m/f/x/d; 80-100%)

Sind Sie leidenschaftlich daran interessiert, aussergewöhnliche Erlebnisse zu schaffen? Gedeihen Sie in einem dynamischen Umfeld, in dem kein Tag wie der andere ist - mal begrüssen Sie eine internationale Führungskraft, mal koordinieren Sie eine reibungslos ablaufende Konferenz? Dann ist dies Ihre Bühne.

Stellenübersicht

Als Event & Guest Experience Manager sind Sie verantwortlich für die professionelle Betreuung unserer internationalen Gäste sowie die Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen. Sie begleiten den gesamten Guest Journey Prozess von der Ankunft bis zur Abreise und sorgen gleichzeitig für eine reibungslose Umsetzung von Events und Konferenzdienstleistungen.

Als Gastgeber/in und Event Profi sind Sie eine wichtige Visitenkarte des Centre of Global Dialogue. Mit Ihrer hohen Serviceorientierung, Ihrem Organisationstalent und Ihrem Engagement schaffen Sie erstklassige Erlebnisse für Gäste, Kunden und Veranstaltungsteilnehmende.

Die Rolle ist Teil einer integrierten Event & Guest Experience Organisation mit dem Ziel, dass Mitarbeitende flexibel in beiden Bereichen eingesetzt werden und sich gegenseitig vertreten. Alle Mitarbeitenden übernehmen sowohl Empfangs- als auch Konferenz- und Eventmanagement-Aufgaben, um maximale Flexibilität, gegenseitige Vertretung und ein herausragendes Gästeerlebnis sicherzustellen.

Ihre Aufgaben

Guest Experience & Reception

• Empfang, Betreuung und Beratung von internationalen Gästen, Besuchern und Veranstaltungsteilnehmenden in Deutsch und Englisch.
• Sicherstellung einer professionellen und herzlichen Gästeerfahrung als erste Ansprechperson des Unternehmens sowie Verantwortung für die Reservation der Hotelzimmer im Centre of Global Dialogue.
• Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts am Empfang sowie Betreuung des Visitor Management Systems und der Besucherregistrierung, Check In und Check Out
• Flexible Übernahme von Empfangs-, Reservations- und Gästeserviceaufgaben im Rahmen eines bereichsübergreifenden Einsatzmodells, als einheitlicher Prozess mit den Eventaufgaben.

Conference & Event Management

• Planung und Organisation sowie Durchführung von internen Veranstaltungen.
• Koordination aller relevanten Eventdienstleistungen wie Raumplanung, Unterkunft, Verpflegung, Technik und Logistik.
• Bearbeitung des Entrygates für unsere Neuanfragen
• Unterstützung der Gäste und Seminarteilnehmenden bei administrativen Anliegen sowie Vermittlung an interne Schnittstellen.

Fachliche Kompetenzen

• Ausgeprägte Dienstleistungs- und Kundenorientierung.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und hohe Eigenverantwortung.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren und Prioritäten richtig zu setzen.
• Strukturierte, lösungsorientierte und selbstständige Arbeitsweise.
• Erfahrung mit Planet (Protel), Momentus (Ungerboeck), Visitor Registration Tools oder vergleichbaren Systemen von Vorteil.

Über das Team

Das Event Management Team von Swiss Re ist Teil von Corporate Real Estate & Services (CRES) Zürich und plant und realisiert ein breites Spektrum an Veranstaltungen für interne und externe Kunden im gesamten Unternehmen. Das Team hält sich an Swiss Re's hohe Qualitätsstandards und sorgt dafür, dass jede Veranstaltung unsere Marke und unsere Werte widerspiegelt. In enger Zusammenarbeit mit verschiedenen Geschäftsbereichen und einem etablierten Lieferantennetzwerk agiert das Team mit Präzision, Kreativität und einem ausgeprägten Servicebewusstsein - und macht jede Veranstaltung zu einem Erlebnis, das in Erinnerung bleibt.

Über Sie

Sie sind eine geborene Gastgeberperson - jemand, der echte Freude daran findet, andere willkommen zu heissen, ihnen das Gefühl zu geben, geschätzt und gut betreut zu werden. Sie bringen Energie und Ruhe in gleichem Masse mit, bleiben gelassen, wenn es hektisch wird, und finden Lösungen, bevor Probleme entstehen. Sie kommunizieren sicher und herzlich über Kulturen und Hierarchien hinweg und sind stolz auf die Qualität Ihrer Arbeit. Sie schätzen Abwechslung, passen sich schnell an und arbeiten gerne in einem kollegialen Team, in dem alle füreinander da sind.

Sie sind

• Gastgeber/in aus Leidenschaft und schaffen außergewöhnliche Gästeerlebnisse.
• Service-, kunden- und lösungsorientiert, gleichzeitig positiv, engagiert und teamorientiert.
• Belastbar, flexibel und behalten auch in hektischen Situationen den Überblick.
• Kommunikativ, professionell und souverän im Umgang mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen in Deutsch und Englisch.
• Zuverlässig, qualitätsbewusst, verantwortungsvoll, diskret und loyal.
• Aufgeschlossen gegenüber flexiblen Arbeitszeitmodellen und einer engen teamübergreifenden Zusammenarbeit.
• Freude an einer vielseitigen Tätigkeit mit wechselnden Schwerpunkten zwischen Reception, Hospitality und Event Management.