Assistenz (m/w/d) in der Protokollabteilung

Wir bieten

• Fahrrad und Pkw-Stellplätze vorhanden

• Aussicht auf einen unbefristeten Arbeitsvertrag

• Arbeitsplatz in der Nähe des grünen Tiergartens

• Als Feiertage gelten die gesetzlichen Feiertage des Landes Berlin und einige japanische Feiertage

Aufgabengebiet

Betreuung des Terminkalenders eines Diplomaten:

• Terminplanung und -koordination

• Kommunikation mit externen Ansprechpartnern

• Logistische Vorbereitung von Terminen (wie Hotel-, Flug- oder Zugbuchungen)

Allgemeine Sekretariatsaufgaben und Büroorganisation:

• Bearbeitung von Einladungen und Anfragen

• Führen der Korrespondenz

• Datenbankpflege

• Archivierung

Weitere Aufgaben:

• Organisatorische Vorbereitung und Hilfe bei der Durchführung von Veranstaltungen der Botschaft

• Betreuung von Gästen

• Allgemeine Tätigkeiten der Sachbearbeitung

Arbeitszeit: Vollzeit (38,75 Stunden pro Woche)

Beschäftigungsdauer: Die Stelle ist zunächst befristet auf ein Jahr, es besteht aber die Möglichkeit der Verlängerung.

Grundlegende Anforderungen

• Abgeschlossene Hochschulausbildung oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-/Sekretariatsbereich, besonders internationale Beziehungen oder Politik von Vorteil

• Beherrschung der deutschen Sprache auf muttersprachlichem Niveau

• Sehr gute Englischkenntnisse

• Japanischkenntnisse sind wünschenswert

• Belastbarkeit und Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten

• Sicherer Umgang mit MS-Office (insb. Word, Excel und Access)

• Gute Kommunikationsfähigkeit, verbindliches Auftreten und Sicherheit im schriftlichen Ausdruck

• Fähigkeit zu selbständigem Arbeiten

• Teamfähigkeit