Mitarbeiter Vertriebsinnendienst Versand & Auftragsabwicklung (m/w/d)

Operativ abwickeln, Versand steuern, Transparenz in der Lieferkette schaffen.

Unser Mandant ist ein noch kleines, aber technisch anspruchsvolles Ingenieursunternehmen mit Sitz in Fürth im Odenwald (Hessen) und rund 40 Mitarbeitenden. Das Kerngeschäft ist die Entwicklung, Herstellung und der Vertrieb hochwertiger Anbauwerkzeuge für die Baumaschinentechnik. Mit vielen Innovationen, durchdachten Lösungen, einem hohen Qualitätsanspruch und mehreren Patenten ist das Unternehmen klar auf Wachstumskurs und in einem spezialisierten Marktumfeld sehr gut positioniert.

Mit zunehmendem Exportanteil und steigenden Serienvolumina gewinnt die strukturierte Versand- und Auftragsabwicklung weiter an Bedeutung. Verstärkung wird gesucht durch eine verlässliche, praxisorientierte Persönlichkeit im Vertriebsinnendienst, die Kundenaufträge sauber steuert und nationale wie internationale Sendungen im Griff behält.

• Sie bearbeiten Kundenaufträge eigenständig von der Auftragserfassung bis zur Auslieferung – inkl. Termin- und Statusverfolgung, Rückmeldungen an Kunden, Händler und interne Ansprechpartner.
• Sie organisieren den Versand nationaler/internationaler Sendungen (Paketdienst/Spedition).
• Sie stellen die erforderlichen Versand- und Frachtdokumente zusammen und übernehmen – je nach Sendung – die Exportdokumentation in Zusammenarbeit mit Speditionen und internen Schnittstellen.
• Sie koordinieren Importe und Exporte (EU/perspektivisch zunehmend Nicht‑EU) mit Spedition, ggfs. Zollagenturen.
• Sie überwachen Liefertermine, erkennen frühzeitig Risiken und koordinieren bzw. eskalieren aktiv.
• Sie sind zentrale Ansprechperson im Innendienst für Fragen zu Lieferstatus, Versand, Unterlagen und Reklamationen.
• Sie nehmen Lieferanfragen und Reklamationen auf, steuern die interne Klärung und geben verbindlich Rückmeldung.
• Sie pflegen Kunden‑, Artikel- und Auftragsdaten im ERP‑System und sorgen für eine saubere, nachvollziehbare Dokumentation.
• Sie entlasten den Vertriebsaußendienst durch strukturierte Zuarbeit (z. B. Auftrags‑/Versandstatus, Unterlagen, Abstimmungen).

fachlich

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bereich Industrie, Groß- und Außenhandel, Spedition oder Logistik.
• Berufserfahrung im Vertriebsinnendienst, Versand oder in der Auftragsabwicklung.
• Sicherer Umgang mit einem ERP‑System sowie mit MS Office, insbesondere Excel.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Gute Englischkenntnisse – für eine verständliche schriftliche und mündliche Kommunikation mit internationalen Kunden/Partnern und Dienstleistern.

persönlich

• Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise – Sie behalten auch bei höherem Auftragsvolumen den Überblick und priorisieren sinnvoll.
• Hohe Kunden- und Serviceorientierung; klare, verbindliche Kommunikation nach innen und außen.
• Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Proaktivität – Sie treiben Themen voran, statt abzuwarten.
• Bereitschaft und Fähigkeit, sich in Import‑/Export‑, Dokumentations- und Prozessfragen einzuarbeiten („Mut zum Lernen“).
• Freude an enger Zusammenarbeit mit Kollegen im Vertrieb und an der Schnittstelle zu Produktion, Einkauf und Logistik.

• Eine vielseitige Rolle an der Schnittstelle zwischen Vertrieb, Auftragsabwicklung und Logistik – mit sichtbarem Einfluss auf Lieferfähigkeit und Kundenzufriedenheit.
• Die Chance, in einem wachstumsorientierten, produzierenden Unternehmen Versand- und Auftragsprozesse aktiv mitzugestalten und eigene Handschrift zu hinterlassen.
• Ein Umfeld, in dem direkte, ehrliche Kommunikation, Verbindlichkeit und pragmatisches Arbeiten gelebte Praxis sind – keine leeren Floskeln.
• Kurze Entscheidungswege, direkter Zugang zu Produkt, Fertigung und Geschäftsleitung sowie Zusammenarbeit in einem kleinen, eingespielten Team.
• Rahmenbedingungen: Unbefristete Festanstellung in einem modernen Unternehmen in Fürth im Odenwald, 40h/Woche, vor Ort, geregelte Arbeitszeiten. Gehaltsband ca. 45.000 - 55.000 € brutto p.a. – abhängig von Qualifikation und Erfahrung.