Fremdsprachenassistenz (d/m/w)

Das Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung – UFZ hat sich mit seinen 1.100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als internationales Kompetenz­zentrum für Umwelt­wissen­schaften einen hervorragenden Ruf erworben.
Wir sind Teil der größten Wissenschafts­organisation Deutschlands – der Helmholtz-Gemeinschaft. Unsere Mission: Wir forschen für eine Balance zwischen gesellschaftlicher Entwicklung und langfristigem Schutz unserer Lebens­grundlagen – für eine nachhaltige Entwicklung.

Fremdsprachen­assistenz (d/m/w)

Die Stelle

Im Department Umwelt­immunologie werden die Auswirkungen von Umwelt­einflüssen auf unser Immun­system und mögliche daraus resultierende Gesundheits­effekte erforscht.

Bezüglich der Entwicklung, Herstellung und Änderung von speziellen, nicht handels­üblichen Forschungs­mitteln können sich die Mitarbeiter*innen des UFZs an das Team der Zentral­werkstätten wenden.

Zusammen suchen die beiden Organisations­einheiten eine motivierte Assistenz (d/m/w) für ein spannendes und abwechslungs­reiches Aufgabengebiet.

Ihre Aufgaben

Organisation und Führung des Sekretariats der Umweltimmunologie:

• Selbständige Organisation der administrativen Arbeitsabläufe in deutscher und englischer Sprache sowie möglichst einer weiteren Fremdsprache, z. B. Spanisch oder Französisch
• Koordination sämtlicher Anfragen, Terminplanung und ‑kontrolle
• Assistenz bei Besprechungen und Video­konferenzen einschl. Protokollführung auf Deutsch und Englisch
• Unterstützung des Teams bei Personal­vorgängen, Betreuung von nationalen und internationalen Gästen
• Betreuung und Organisation von Veranstaltungen
• Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Budgetcontrolling
• Materialbeschaffung/​Eingabe von Bestellanforderungen in SAP
• Erstellung und Aktualisierung von Homepages
• Betreuung des Archivs und Büromaterial­lagers
• Überarbeitung und Übersetzung englischsprachiger Textdokumente

Sachbearbeitung Zentralwerkstätten:

• Bearbeitung und Abrechnung von Werkstatt­aufträgen
• Pflege der Materialdatenbank in der Antrags­verwaltung
• Recherchearbeiten zu Materialien, Preisen und Anbietern sowie Eingabe von Bestell­anforderungen im SAP
• Ablage und Pflege der Cloud-Ordner der Zentral­werkstätten
• Budgetcontrolling
• Erhebung und Analyse statistischer Kennzahlen sowie Auswertung und Aufbereitung für hausinterne Abfragen und abteilungsinterne Zuarbeiten mithilfe von Microsoft Word, Excel und PowerPoint
• Unterstützung der Teamleitung der Zentral­werkstätten bei Personal­vorgängen
• Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen

Wir bieten

• Die Möglichkeit, gemeinsam einen wichtigen Beitrag zur Gestaltung einer vielfältigen und nachhaltigen Zukunft zu leisten
• Einen spannenden, sicheren Arbeitsplatz mit abwechslungs­reichen Aufgaben
• Ein umfangreiches und hochwertiges Programm zur Qualifizierung und Weiterbildung
• Flexible Arbeitszeiten und vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Careaufgaben und Beruf durch unser Familienbüro
• Kompetente Unterstützung und Beratung für internationale Kolleg*innen zum Ankommen am UFZ durch das ‚International Office‘
• Jahressonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen sowie bezuschusstes Deutschland-Job-Ticket
• Einen Arbeitsplatz in einer pulsierenden Region mit hoher Lebens­qualität und sozialer und kultureller Vielfalt

Ihr Profil

• Abschluss als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement, Bürokauffrau*Bürokaufmann oder vergleichbare Ausbildung mit entsprechender Berufserfahrung, idealerweise in einem Forschungs­betrieb
• Ausgezeichnete Deutsch- und Englisch­kenntnisse in Wort und Schrift sowie möglichst in einer weiteren Fremdsprache
• Sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen und SAP sowie E‑Mail- und Video­konferenz-Programmen
• Interesse an der Arbeit in einem internationalen Team
• Sehr gute Kommunikations­fähigkeiten, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
• Flexibilität, souveränes Auftreten und Organisations­talent

Das UFZ schätzt Vielfalt und setzt sich aktiv für die Chancen­gleichheit aller Beschäftigten unab­hängig von ihrer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, des Alters und der sexuellen Identität ein.
Wir freuen uns auf Menschen, die weltoffen sind und gern in divers zusammen­gesetzten Teams arbeiten.

Arbeitsort:
Leipzig, mobiles Arbeiten möglich

Arbeitszeit:
100 % (39h/Woche) bis 31.12.2024, danach 80 % (31,1h/Woche)

Befristung:
befristet / zunächst bis 30.06.2026, mit Option auf Entfristung

Vergütung:
nach TVöD bis zur Entgeltgruppe 8 inklusive der Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes

Bewerbungsfrist:
12.05.2024

Fragen zur Stelle beantwortet Ihnen gerne: Prof. Ana Zenclussen
ana.zenclussen@ufz.de

Bitte reichen Sie Ihre aussage­kräftige Bewerbung über unser Online-Portal mit Motivations­schreiben, Lebenslauf (ohne Foto, ohne Altersangabe, ohne Informationen über Familienstand) und relevanten Anlagen ein.

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Weitere Karriereinformationen über das UFZ:
www.ufz.de/karriere

Helmholtz-Zentrum für
Umweltforschung GmbH – UFZ
Permoserstraße 15
04318 Leipzig