Teamassistenz im Sekretariat (TV-L 8, Vollzeit/Teilzeit) (m/w/d)

Die Ruhr-Universität Bochum (RUB) ist eine der führenden Forschungs­universitäten in Deutschland. Als reform­orientierte Campus­universität vereint sie in einzig­artiger Weise die gesamte Spann­breite der großen Wissenschafts­bereiche an einem Ort. Das dynamische Mit­einander von Fächern und Fächer­kulturen bietet den Forschenden wie den Studierenden gleicher­maßen besondere Chancen zur inter­disziplinären Zusammen­arbeit.

Fakultät für Maschinenbau:
Lehrstuhl für Soziotechnisches Systemdesign und Künstliche Intelligenz 

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt   unbefristet in Teilzeit/Vollzeit (31,86 Std./Wo. = 80%, 39,83 Std./Wo. = 100%) eine

Teamassistenz im Sekretariat (TV-L 8, Vollzeit/Teilzeit) (m/w/d)

Umfang:            Teilzeit, Vollzeit
Dauer:               unbefristet
Beginn:              zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Bewerben bis: 23.06.2024

Der Lehrstuhl Soziotechnisches Systemdesign und Künstliche Intelligenz (SSKI, Prof. Dr. Christian Meske) forscht im hochinnovativen Gebiet der Künstlichen Intelligenz. Er bildet den informationstechnischen Schwerpunkt des Instituts für Arbeitswissenschaft (IAW), und stellt eine interdisziplinäre Brückenfunktion zur Fakultät für Maschinenbau dar. Wir fokussieren thematisch insbesondere auf das Design neuer Technologien wie Künstliche Intelligenz, ihr Management in Organisationen und Analyse ihrer Auswirkungen auf die Arbeitswelt.

Sie arbeiten gerne in einem dynamischen Team, weisen eine ausgeprägte Serviceorientierung auf und sind bereit, Eigenverantwortung zu übernehmen? Dann sind Sie bei uns richtig! Als Teamassistenz im Sekretariat erledigen Sie selbstständig und zuverlässig alle anfallenden Sekretariats- und Verwaltungsarbeiten, unterstützen die Lehrstuhlleitung in der Organisation der Arbeitsgruppe und verwalten Drittmittelprojekte im universitären Lehr- und Forschungsbetrieb.

• selbstständige Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben, stilsichere Korrespondenz in deutscher Sprache, universitätsinterne Kommunikation und der Publikumsverkehr mit den Studierenden
• Führung und Überwachung der Lehrstuhlfinanzen (Kontenübersicht, Buchungsüberwachung, Kostenkalkulationen und -aufstellungen, Mittelabrufe, fristgerechte Erstellung von zahlenmäßigen Verwendungsnachweisen, etc.)
• Beschaffung, Bearbeitung von Rechnungen sowie Inventarisierung
• Verwaltung von studentischen Prüfungsleistungen
• Vorbereitung von Ausschreibungen sowie von Personalunterlagen zur Einstellung oder Verlängerung neuer Mitarbeitenden
• Mitwirkung bei der administrativen Planung und Organisation von Lehrmodulen, Workshops, Konferenzen, Kolloquien und Gastvorträgen
• Teilnahme an geeigneten Fortbildungen
• Bereitschaft zur Übernahme von institutsübergreifenden Tätigkeiten

• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich, vergleichbare Ausbildung im öffentlichen Dienst oder einschlägige Berufserfahrung in dem o.g. Aufgabenbereich
• Kenntnisse über Projekt-/Budgetplanung und Projektabrechnung sowie die Verwaltung von Drittmittelprojekten
• hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit, souveränes und freundliches Auftreten
• sichere Kommunikation in deutscher Sprache (Telefon, E-Mail, Post),
• selbstständige, gewissenhafte und verantwortungsbewusste Wahrnehmung der Aufgaben und ausgeprägte Serviceorientierung
• Gute Kenntnisse von Standard-Office-Software
• sehr gute Organisationsfähigkeiten inkl. Zeitmanagement
• Zuverlässigkeit, Flexibilität, Einsatzbereitschaft, Teamgeist

• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Ein abwechslungsreiches Sportangebot mit rund 100 Sportarten und universitätseigenem Fitnessstudio
• Vergünstigungen für Fahrradverleihsysteme und Fahrradkäufe
• 30 Tage Urlaub/Jahr
• Freistellung mit Gehalt am Heiligabend und Silvester
• Jahressonderzahlung
• Betriebliche Altersvorsorge

• teamorientierte Zusammenarbeit in einem engagierten und wertschätzenden Team
• die Möglichkeit, Prozesse mitzugestalten
• anteiliges Homeoffice möglich
• familiengerechtes Arbeiten (u.a. mit eigener Kindertagesstätte auf dem Campus)