Assistenz der Geschäftsführung

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Mehr als Kaffeekochen und Terminplanen! Als Assistenz der Geschäftsführung bist Du eine wichtige organisatorische Schaltstelle mit vielfältigem Aufgabenbereich. Du trittst gegenüber Kunden und Dienstleistern souverän auf, unterstützt unsere Geschäftsführung und Fachabteilungen und kümmerst Dich um Themen zur Arbeitssicherheit. Laufende Versorgungs- und Versicherungsverträge hast Du im Blick, begleitest Umbaumaßnahmen unserer Räumlichkeiten und organisierst Agenturevents wie Sommerfest, Weihnachtsfeier und Teamevents.

WORIN DEINE AUFGABEN BESTEHEN:

Tagesgeschäft

• Assistenz: Als Sprachrohr der Geschäftsführung übernimmst Du administrative Aufgaben, unterstützt organisatorisch die Fachabteilungen und sorgst für reibungslose Abläufe.
• Meetings: Du hilfst bei der Vorbereitung und Umsetzung interner Meetings.
• Korrespondenz: Du kommunizierst professionell, offen und freundlich mit Kunden und Dienstleistern, egal, ob am Telefon, per E-Mail oder face to face.
• Empfang: Du begrüßt Kunden, Bewerber und Besucher und bist deren erster Ansprechpartner.

Recherche & Projekte

• Deep Dive: Du übernimmst komplexe Recherchen für die Geschäftsführung und bereitest die Ergebnisse detailliert auf.
• Projektarbeit: Du begleitest interne Projekte und behältst auch bei längeren Vorhaben den Überblick.
• Räumlichkeiten: Von Umbauplanungen über Erweiterungen und Instandhaltung bis zur Kommunikation mit dem Vermieter steuerst Du alles rund um unsere Räumlichkeiten.
• Agenturevents: Ob Sommerfest, Movie-Night, Weihnachtsfeier oder Abteilungsevent: Du planst alles von Anfang bis Ende und sorgst dafür, dass wir zusammen eine schöne Zeit haben.

Sicherheit & Verwaltung

• Arbeitssicherheit: Du unterstützt bei der Umsetzung von Arbeitsplatzsicherheit und Brandschutz und koordinierst Schulungen mit externen Arbeitsschutz-Profis.
• Laufende Verträge: Du pflegst und prüfst regelmäßig unsere Versicherungs- und Versorgungsverträge, damit wir optimal aufgestellt sind.
• Beschaffung: Du hast den Bestand an Verbrauchsmaterialien im Blick und sorgst dafür, dass wir immer bestens ausgestattet sind.
• Fuhrpark: Du kümmerst Dich um Werkstatttermine und die Instandhaltung unserer Fahrzeuge.

WAS DU MITBRINGEN SOLLTEST:

Qualifikation & Erfahrung

• Ausbildung: Du bist kaufmännisch ausgebildet oder hast jobrelevante Erfahrungen auf anderem Weg erworben.
• Berufserfahrung: Du hast bereits Erfahrungen im Bereich der Assistenz oder einer vergleichbaren Position gesammelt.
• Englisch: Du sprichst und schreibst verhandlungssicher Englisch.
• Führerschein: Du besitzt eine gültige Fahrerlaubnis der Führerscheinklasse B.

Persönlichkeit & Arbeitsweise

• Diskretion: Du gehst verschwiegen mit vertraulichen Informationen um.
• Organisationstalent: Du verbindest Liebe zum Detail mit dem Blick für das große Ganze und verlierst auch bei vielen parallelen Aufgaben nichts aus den Augen.
• Ausdauer: Du bleibst bei langwierigen Projekten motiviert am Ball.
• Kommunikationsstärke: Du trittst souverän auf und drückst Dich schriftlich wie mündlich klar aus.
• Digitale Tools: Du arbeitest sicher mit MS Office und hältst Aufgaben in digitalen Organisationssystemen wie Trello nach.

Bonus-Skill

• Arbeitsschutz: Erste Berührungspunkte mit Arbeitssicherheit oder Brandschutz sind von Vorteil.
• Eventmanagement: Du hast bereits Veranstaltungen mit rund 100 Teilnehmern erfolgreich organisiert und betreut.

Von der Unterstützung der Geschäftsführung über den Büroumbau bis zum Sommerfest: Bei Dir laufen die Fäden zusammen. Du sorgst dafür, dass im Agenturalltag alles rund läuft, auch wenn gleich mehrere Themen auf einmal auf dem Tisch liegen.

Klingt das nach Deinem Ding? Dann bewirb Dich jetzt und werde Teil unseres Teams!

DARAUF KANNST DU DICH BEI UNS FREUEN:

Arbeiten mit Komfort

• Urlaub: 31 + 1 Tage Urlaub im Jahr - ideal, um sich einfach zu erholen. Sei es am Strand, auf dem Mount Everest oder auf Balkonien.
• Homeoffice: Homeoffice ist fester Bestandteil unserer Arbeitskultur (Umfang erfolgt nach vorheriger Absprache).
• Arbeitsplatzausstattung: Großraumbüro? Nein, danke! In unseren abteilungseigenen, klimatisierten Büroräumen kannst Du Dich außerdem auf höhenverstellbare Tische, ergonomische Arbeitsplätze und Multimonitor-Betrieb freuen.
• Überstundenausgleich & Gleitzeit: Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeit ermöglichen uns, Privatleben und Arbeit bestmöglich zu kombinieren. Mit unserer Kernarbeitszeit von 9-16 Uhr sind wir dennoch optimal für unsere Kunden erreichbar. Unbezahlte Überstunden? Gibt es bei uns nicht!

Finanz-Boost

• Steuerfreie Sachbezugskarte: Es gibt unzählige Möglichkeiten, wie und wo Du Deine Givve-Karte von uns nutzen kannst. Überall dort, wo Mastercard akzeptiert wird. Von uns bekommst Du dafür jeden Monat 50 EUR on top - steuerfrei, versteht sich!
• Attraktive betriebliche Sozialleistungen: wie z.B. Nettolohn-Optimierung, eine betriebliche Altersvorsorge, Vermögenswirksame Leistung, etc.
• Kinderbetreuungskosten: Du hast ein kleines Mini-Me und das geht noch in eine gebührenpflichtige, anerkannte Betreuungseinrichtung? Wir übernehmen den Beitrag für nicht schulpflichtige Kinder.

Gesundheit und Vorsorge

• Mentale Gesundheit: Mentale Gesundheit ist genauso wichtig, wie körperliche Fitness. Auch dabei unterstützen wir Dich und ermöglichen Dir Zugang zu professioneller Unterstützung. Erfahrene Psychologen* helfen Dir Dein mentales Wohlbefinden zu steigern! Neben zeitnaher Hilfestellung bei akuten Problemen gibt es Zugang zu präventiven Maßnahmen, wie Gruppenworkshops und selbstgeführten Programmen.
• Dienstrad: Du willst mehr Bewegung in Deinen Alltag bringen? Perfekt! Dank BikeLeasing bleibst Du mobil - ganz egal, ob zur privaten Nutzung oder für Deinen Arbeitsweg.
• FitX-Mitgliedschaft: Spare auf Deine FitX-Mitgliedschaft, egal ob neuer oder bestehender Vertrag - der perfekte Motivations-Schubser!

Gemeinschaft, Networking und Wohlbefinden

• Teamwork: Teamwork ist cool und Austausch ist wichtig - siehst Du auch so? Top! Und weil uns Teamwork so wichtig ist, haben wir auch 4 coole Firmenevents pro Jahr
• Mitarbeiterfrühstück: Du bist ein Frühstücksmensch? Dann wird Dich unser tägliches Mitarbeiter-Frühstück zu Selbstkosten begeistern. Den restlichen Tag versorgen wir Dich mit frischem Obst, Wasser und Heißgetränken. Das natürlich kostenlos!
• Dresscode: Come as you are! meap ist bunt und liebt Vielfalt. Einen Dresscode gibt es bei uns nicht. Lässig, chic oder sportlich - Du kannst in den Klamotten zur Arbeit kommen, in denen Du Dich wohlfühlst.

Das Gewisse Extra

• Weiterbildung: Wissen ist Macht - gemeinsam reißen wir die Macht an uns: in agenturinternen Fortbildungen. (Du willst Dich extern fortbilden? Kriegen wir auch hin!)
• Agenturhunderegelung: Du hast einen Hund, welchen Du immer gerne an Deiner Seite hast? Dann bring ihn doch gerne mit ins Office!
• Tool-Pool: Du möchtest handwerklich aktiv werden, hast aber nicht die Ausrüstung? Leihe Dir im meap-ToolPool kostenlos ausgewählte Werkzeuge aus! Fehlen Dir Spiele, Lampen oder Grillzubehör für Deine nächste Gartenparty? Wir helfen gerne aus - selbstverständlich kostenlos!

INTERESSIERT?

Ja, wir wissen: Jeder sagt 'Wir sind toll, wir sind die Besten“. Wir sagen: 'Genie und Wahnsinn liegen nah beieinander - bei uns manchmal noch ein wenig näher.“ Schwächen? Klar, haben wir auch! Aber wie sagt man so schön? Kommunikation ist alles und aus Fehlern lernt man! Fakt ist: Wir wissen, dass unsere Mitarbeiter*innen und ein gutes Arbeitsklima für uns das Wichtigste sind. Wir sind ein bunt gemixtes Team aus vielen tollen Persönlichkeiten und wir wollen noch mehr werden. Dafür brauchen wir Dich.

Deine Ansprechpartnerin ist Katharina (Recruiterin). Du hast Fragen? Stell sie ihr! Ruhig auch zwei oder drei. Wie Du sie erreichen kannst? Ruf sie dafür einfach unter 02302 17918-1210 an oder schick Deine Fragen per Mail an: jobs@meap.de

Du hast genug gelesen und möchtest Dich direkt bewerben? Perfekt! Dann sende uns Deinen Lebenslauf inklusive Deiner Aufgaben und Projekte, sowie Deiner Arbeitszeugnisse zu. Ein Anschreiben ist kein Muss, aber wir freuen uns darauf, mehr von Dir vorab zu erfahren! Wir bitten Dich um die Angabe Deiner Gehaltsvorstellungen sowie Deines frühestmöglichen Einstiegsdatums. Das Ganze sendest Du dann über den Button 'Jetzt bewerben“ zu. Wir freuen uns schon darauf, Dich kennenzulernen.