Assistenz der Abteilungsleitung & Leitung der Kommunikation des Fachbereichs (m/w/d) - 37 WoStd.

Organisationstalent mit Umsetzungsstärke gesucht: Für die Abteilung 'Hilfe und Pflege daheim“ des Wiener Hilfswerks suchen wir eine strukturierte, kommunikationsstarke und zugleich kreative Persönlichkeit.

Als eigenständige Stabsstelle arbeitest du direkt in der Schaltzentrale der Abteilung, behältst Aufgaben, Projekte und Meilensteine im Blick und sorgst dafür, dass aus Vereinbarungen Ergebnisse werden. Gleichzeitig gestaltest du die interne Kommunikation der Abteilung und bist zentrale Schnittstelle zur Unternehmenskommunikation.

Rasch wechselnde Anforderungen bringen dich nicht aus dem Takt. Belastbarkeit, Loyalität und Diplomatie helfen dir dabei genauso wie eine Prise Humor. Du denkst nach, gleichzeitig auch voraus, weiter und mit? Genau dich suchen wir!

• Überblick über laufende Aufgaben, Projekte und offene Themen der Abteilungsleitung
• Koordination und Nachverfolgung von Terminen, Fristen und Meilensteinen für und innerhalb der Abteilung
• Sicherstellung eines abteilungsweiten Informationsflusses, damit auch mobil arbeitende Kolleg*innen gut informiert und mit der Abteilung sowie dem Wiener Hilfswerk verbunden bleiben
• Selbstständiges Erkennen von Handlungsbedarfen, Entwicklung und Einbringungen konkreter nächster Schritte für die Abteilungsleitung sowie gezielte Information des Teams über relevante Entwicklungen
• Zentrale Schnittstellenfunktion zur Unternehmenskommunikation sowie Koordination aller abteilungsrelevanten Themen mit Außenwirkung

• Langjährige Erfahrung aus einer anspruchsvollen Stabs-, Projekt- oder Kommunikationsfunktion
• Schnelle Auffassungsgabe, vernetztes und vorausschauendes Denken sowie Verständnis für den Auftrag und die dahinterliegende Absicht
• Verbindlichkeit und Beharrlichkeit, um Fristen und Vereinbarungen konsequent im Blick zu behalten
• Selbständige, strukturierte, verlässliche Arbeitsweise und Überblick auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld
• Unternehmerisches Denken und Gespür für wirtschaftliche, personelle und kommunikative Auswirkungen auf Abteilung, Stakeholder und Arbeitgebermarke
• Klare und diplomatische Kommunikation auf Augenhöhe über alle Ebenen hinweg - schriftlich wie persönlich
• Loyalität und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen sowie die Fähigkeit, eigene Perspektiven konstruktiv einzubringen
• Sehr gute Microsoft-365-Kenntnisse und sicherer Umgang mit digitalen Werkzeugen für Planung, Zusammenarbeit und Dokumentation

• Sinnstiftende Tätigkeit in einer gemeinnützigen sozialen Organisation
• Eigenständige Stabsfunktion mit direkter Einbindung in die Abteilungsleitung
• Großer Gestaltungsspielraum und Einblick in alle wesentlichen Themen der Abteilung
• Abwechslungsreicher Arbeitsplatz an der Schnittstelle von Strategie, operativer Umsetzung und Kommunikation
• Betriebliche Gesundheitsförderung
• Jährliches Fort- und Weiterbildungsprogramm sowie weitere Benefits