Assistenz / Office management (w/m/d)

Das erwartet dich 

Unterstütze uns dabei, KI-Sicherheit zu verbessern! Deine Rolle ist ein wichtiger Beitrag zum Erfolg des Instituts. Als Assistenz geht es darum, die Instituts- und Abteilungsleitungen bei administrativen und organisatorischen Aufgaben zu unterstützen und zu entlasten. Ziel ist ein reibungsloser Tagesablauf. Das Aufgabenspektrum ist breit und abwechslungsreich. Wir fördern deine Weiterentwicklung durch Schulungen sowie spannende Herausforderungen und Aufgaben

Deine Aufgaben

• Dienstreisen planen und organisieren
• Personalverwaltungsaufgaben bearbeiten
• Veranstaltungen organisieren
• allgemeine Sekretariatsaufgaben bearbeiten und Beschaffungen abwickeln
• Protokollführung
• Recherchen durchführen
• Prozesse und Ablagesysteme im Assistenzbereich weiterentwickeln

Das bringst du mit 

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Kauffrau/-mann für Büromanagement) oder alternativ andere für die Tätigkeit relevante Ausbildungsgänge oder gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung
• sehr gute Kommunikationskompetenz in deutscher (verhandlungssicher in Wort und Schrift) und englischer (mindestens B1/2 Level) Sprache
• sicherer Umgang mit MS-Office (Outlook, Word, Excel, OneNote, PowerPoint)
• selbständige, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
• Erfahrung in der Organisation von Dienstreisen (Bundesreisekostengesetz) und Veranstaltungen
• Erfahrung in der Bearbeitung klassischer Büroprozesse, in der Abwicklung von Beschaffungen sowie in der Erstellung von Protokollen
• sehr gute Kenntnisse in der Bearbeitung von Personalverwaltungsaufgaben

Das bieten wir dir

Das DLR steht für Vielfalt, Wertschätzung und Gleichstellung aller Menschen. Wir fördern eigenverantwortliches Arbeiten und die individuelle Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden im persönlichen und beruflichen Umfeld. Dafür stehen dir unsere zahlreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur Verfügung. Chancengerechtigkeit ist uns ein besonderes Anliegen, wir möchten daher insbesondere den Anteil von Frauen in der Wissenschaft und Führung erhöhen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugen wir bei fachlicher Eignung.

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!

Fragen zu dieser Position (Kennziffer 5440) beantwortet dir gerne: 

Dr. Sonja Eikenberg

Tel.: +49 2241 20148 931