Assistenz der Forensischen Psychiatrie – Schwerpunkt Administration und Justizkoordination (m/w/d)

Der Maßregelvollzug ist ein spannendes Arbeitsfeld an der Schnittstelle von psychiatrischer Versorgung und Justiz. Die enge Zusammenarbeit mit Gerichten und Behörden sowie die damit verbundene Verantwortung machen diese Position besonders.

Sie unterstützen den Chefarzt und die Pflegedienstleitung im administrativen Alltag und koordinieren zentrale Abläufe – intern wie extern. Ein Verständnis der rechtlichen Rahmenbedingungen bringen Sie idealerweise bereits mit.

Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Stellenumfang: Voll-/Teilzeit (Basis 38,5 Std./Wo., mind. 28,88 Std./Wo.)
Einsatzort: Haus Wartberg, Alzey

Organisation & Assistenz der Leitungen:

• Organisation des Chefarztsekretariats und administrative Unterstützung der Pflegedienstleitung
• Vertretung der Leitungen in organisatorischen Fragestellungen nach entsprechender Abstimmung
• Selbstständige Organisation, Steuerung und Überwachung komplexer Abläufe
• Steuerung interner und externer Kommunikationsprozesse
• Planung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen und Konferenzen
• Erstellung entscheidungsreifer Vorlagen und Übersichten für Chefarzt und Pflegedienstleitung
• Raum- und Terminplanung für externe Veranstaltungen

Personaladministration & Dienstplanung:

• Selbstständige Erstellung, Pflege und Überwachung der Dienst- und Urlaubspläne sowie Fortbildungen und Freistellungen für den ärztlich-therapeutischen Bereich
• Erstellung bzw. Vorbereitung weiterer personalbezogener Schreiben
• Erfassung und Pflege von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Dienstzeiten (SPX)
• Unterstützung bei der Organisation und Koordination von Bewerbungsprozessen und Terminierung von Vorstellungsgesprächen

Digitalisierung & Dokumentation:

• Mitwirkung bei der Digitalisierung administrativer Abläufe
• Unterstützung bei Einführung und Weiterentwicklung der elektronischen Patientenakte
• Digitale Archivierung sowie strukturierte Dokumentation von Unterlagen und Gutachten

Zusammenarbeit mit Justiz & Behörden:

• Schriftverkehr mit Gerichten, Staatsanwaltschaften und Behörden
• Organisation von Anhörungen, Begutachtungen und Gerichtsterminen
• Erstellung und Versand von Arztbriefen, Gutachten und Stellungnahmen
• Eigenständige Fristenüberwachung bei Gutachten, Stellungnahmen, Behandlungsplänen und gerichtlichen Verfahren
• Eigenständige Klärung von Unklarheiten in laufenden Verfahren

Zeugnisse & Verträge:

• Erstellung von Arbeitszeugnissen und Tätigkeitsbeschreibungen
• Erstellung von Hospitationsverträgen

• Abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder medizinisch-administrative Ausbildung (z. B. als Medizinische Fachangestellte (m/w/d), Kauffrau im Gesundheitswesen (m/w/d), Verwaltungsfachangestellte (m/w/d) oder vergleichbar)
• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats-, Verwaltungs-, Klinik- oder Justizumfeld erforderlich
• Fundierte Kenntnisse einschlägiger gesetzlicher Regelungen, insbesondere strafrechtlicher und landesrechtlicher Vorschriften zum Maßregelvollzug
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office und digitalen Dokumentationssystemen
• Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit sensiblen personen- und verfahrensbezogenen Daten
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie ein Höchstmaß an Selbstständigkeit
• Sicheres Auftreten und Kommunikationsstärke im Umgang mit Behörden

• Sicherheit: Krisensicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Gesundheitswesen.
• Gehalt: Die Eingruppierung erfolgt entsprechend den Regelungen des Tarifvertrags. Vorgesehen ist eine Eingruppierung in TV-L, EG 8, abhängig von der Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen.
• Altersvorsorge: Betriebliche Altersvorsorge für eine sorgenfreie Zukunft.
• Arbeiten in idyllischer Umgebung: Einzigartig gelegene Arbeitsstätte in einem parkähnlichen Gelände mit Tierhof und Minigolf.
• Unterstützung durch ein engagiertes Team: Interdisziplinäres Team mit Fachkräften aus verschiedenen Bereichen.
• Work-Life-Balance: Maßnahmen zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf, attraktive Arbeitszeitmodelle sowie vollständiger Ausgleich von Mehrarbeitsstunden.
• Mitarbeiter:innen-werben-Mitarbeiter:innen: Geldprämien für jede eingestellte Empfehlung
• Corporate Benefits: Attraktive Rabatte für Mitarbeiter:innen auf Produkte und Dienstleistungen.
• Kinderbetreuung: Betriebskindergarten auf dem Gelände der Klinik.
• Mittagspause und Co.: Betriebsrestaurant, Cafeteria, Jobrad-Leasing, kostenfreies 24h zugängliches Fitnessstudio sowie ein Freibad auf dem Gelände der Klinik.