Backoffice Manager (m/w/d) - Office Management, Auftragsabwicklung, Einkauf & Buchhaltung

Deine Aufgaben

Office Management & Backoffice

Gemeinsam mit Christoph, der sich um Personal und Office kümmert, hältst du das Büro am Laufen. An Home-Office-Tagen vertretet ihr euch gegenseitig.

• Erste Anlaufstelle für Anrufe, Postfächer und Gäste
• Korrespondenz auf Deutsch und Englisch führen, Reisen und Termine der Geschäftsführung organisieren
• Arbeitsmittel verwalten, Lieferanten- und Kundenverträge pflegen und Fristen im Blick behalten

Verkauf: vom Angebot bis zum Zahlungseingang

• Angebote erstellen und nachhalten, Aufträge in Business Central bis zur Rechnung begleiten
• Wartungs-, Lizenz- und Supportverträge abrechnen

Einkauf und Projekte

• Hardware und Lizenzen bestellen und sicherstellen, dass jede Bestellung weiterberechnet wird
• Projekte anlegen, Termine und Status-Meetings organisieren, Protokolle schreiben
• Stundennachweise für die Abrechnung vorbereiten

Zahlungen & Buchhaltung

• Eingangsrechnungen prüfen, kontieren und buchen
• Zahlungseingänge zuordnen, Mahnungen versenden und Zahlungsläufe vorbereiten
• Kontobewegungen buchen und Kassenbuch führen

Dein Profil

• Kaufmännische Ausbildung, z. B. im Groß- und Außenhandel, im Büromanagement oder als IT-System-Kaufmann/-frau
• Mindestens zwei Jahre Erfahrung in Auftragsabwicklung, Vertriebsinnendienst, Einkauf oder Buchhaltung
• Du kennst dich mit Eingangsrechnungen, Kontierung und Zahlungsverkehr aus
• Sicheres Deutsch in Wort und Schrift, Englisch für die Korrespondenz (Übersetzungstools sind ausdrücklich erlaubt)

Must-have:

• Erfahrung mit einem ERP-System, idealerweise Business Central
• Sicher in Excel und offen für KI-Tools wie Claude

Nice-to-have:

• StarMoney, DocuWare oder Jira
• Erfahrung im Handel oder in einem IT-Systemhaus

Vergütung & Benefits

Genug Zeit zum Abschalten.

Pro Woche, mit gegenseitiger Vertretung.

Gemeinsam mit Christoph.

Pro Woche, Bürozeit 9 bis 18 Uhr.

In guten Geschäftsjahren Urlaubs- und/oder Weihnachtsgeld, dazu ein Jahresgespräch über deine Entwicklung.

Entscheidungen kurz und direkt mit der Geschäftsführung.

Mac oder Windows nach Wahl

Urban Sports Club · 30 € Zuschuss

Corporate Benefits · 800+ Partner

Parkplatz oder Jobticket

Über den Arbeitgeber

Inhabergeführt seit 1989

1989 Marcel & Ralph Menten Geschäftsführung

Hauptsitz Bergisch Gladbach

37 Jahre IT-Erfahrung

250+ Kunden weltweit

25 Mitarbeitende

Bewerbungsprozess

• Bewerbung sofort · Rückmeldung in 5 Werktagen Du füllst unser Formular aus und lädst deine Unterlagen hoch. Sag uns direkt, wie und wann wir dich am besten erreichen.
• Kurzes Kennenlernen ca. 10 Minuten Wir melden uns auf deinem Wunschweg zu deiner Wunschzeit. Ein lockeres Gespräch, ob es grundsätzlich passt. Vorbereitung ist nicht nötig.
• Fachgespräch ca. 30 Minuten · per Teams Du lernst die Geschäftsführung und Christoph kennen. Hier geht es um deine Erfahrung, deine Arbeitsweise und alle Fragen, die du hast.
• Kennenlernen vor Ort ca. 2 Stunden · bei uns vor Ort Du besuchst uns und lernst das Team kennen. Gemeinsam schauen wir uns kleine Aufgaben aus deinem zukünftigen Alltag an, zum Beispiel Eingangsrechnungen und Zahlungseingänge prüfen. Vorbereitung ist nicht nötig.
• Entscheidung noch am selben Tag In der Regel entscheiden wir direkt im Anschluss an dein Kennenlernen vor Ort und geben dir noch am selben Tag Bescheid.