Mitarbeiterin/Mitarbeiter in der Verwaltung (w/m/d)

Mitarbeiterin/Mitarbeiter in der Verwaltung (w/m/d)

Einleitung

Das Institut für Hochfrequenztechnik und Elektronik beschäftigt sich in Forschung und Lehre mit den Schwerpunkten Hochgeschwindigkeitsschaltungen, Antennen und Radar- /Kommunikationssysteme.

Aufgaben

Das Aufgabengebiet umfasst allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben des Instituts im Team mit zwei weiteren Mitarbeiterinnen.

Dazu zählen:

• Büroorganisation: Terminverwaltung, Kontaktzentrale, Postbearbeitung und Dokumentation
• Kommunikation: Korrespondenz in Deutsch und Englisch (mit Mitarbeitenden, Studierenden, Gastwissenschaftlern und externen Partnern).
• Reisemanagement: Beratung der Mitarbeitenden des Instituts bei der Planung und Buchung und formgerechte Abrechnung von Dienstreisen.
• Veranstaltungsmanagement: Organisation von Veranstaltungen des Instituts (Meetings, Seminare, Workshops), mit Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung der Teilnehmer, Pflege von Kontaktdaten
• Instituts-Homepage: Pflege des Internetauftritts des Instituts
• Verwaltung von Drittmittelprojekten: Betreuung von Projekten in Zusammenarbeit mit der Institutsleitung und den wissenschaftlichen Mitarbeitenden mit Planung des Personaleinsatzes, Finanzcontrolling und Überwachung der Berichtspflicht
• Beschaffungswesen: Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen mit Anlage der Bestellungen über das KIT-Bestellsystem, Wareneingangsbuchung und Rechnungsprüfung.
• Institutsorganisation: Berichtswesen, Personalverwaltung, Organisation von Lehre/Prüfungen

Profil

Sie bringen mit:

• eine abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Verwaltungsbereich sind von Vorteil
• sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• einen routinierten Umgang mit gängiger Bürosoftware (z.B. Word, Excel, Outlook).
• eine sichere und zielgerichtete Kommunikation mit internen und externen Ansprechpersonen
• idealerweise Erfahrung mit den am KIT eingesetzten Verwaltungssystemen (SAP, easyBANF, CAMPUS) oder die Bereitschaft, sich in diese einzuarbeiten
• ausgeprägte Organisationsfähigkeit, eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit zur konstruktiven Zusammenarbeit im Team

Standort: Kaiserstraße 12, 76131, Karlsruhe, Deutschland

Arbeitgeber: Institut für Hochfrequenztechnik und Elektronik (IHE)

Arbeitszeit: Teilzeit

Kategorie: Administration

Vergütung: 19100.00 bis 22000.00 EUR brutto pro Jahr

Ansprechperson: Frau, Kimberley, Bender, Personalbetreuung 4 (PSE-BE4), +49 721 608-45411

Bewerbung und Rückfragen per E-Mail: kimberley.bender@kit.edu

Benefits

• Sinnstiftende Arbeit:

  Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung - und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.

• Flexible Arbeitszeitgestaltung:

  Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work-Life-Balance.

• Familienfreundlichkeit:

  Das Programm 'KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf - durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.

• Karriere und Entwicklung:

  Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.

• Gesundheit:

  Unter dem Motto 'Fit im KIT - mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen und Angeboten zur psychischen Gesundheit.

• Individuelle Zusatzleistungen:

  Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.