Sekretärin / Sekretär (w/m/d)

Sekretärin / Sekretär (w/m/d)

Einleitung

Wir suchen für das Institut für Nukleare Entsorgung (INE) eine motivierte und engagierte Person für eine Assistenzposition, die gerne in einem internationalen wissenschaftlichen Umfeld arbeitet.

Aufgaben

Ihre Aufgaben umfassen:

• Organisation der Hauspost
• Unterstützung der Mitarbeitenden bei Beschaffungsvorgängen (Fahraufträge, Versandanzeigen, Bewirtungsaufträge)
• Unterstützung der Mitarbeitenden bei der Nutzung des ESS-Systems (z. B. bei Urlaubsanträgen)
• Entgegennahme von Telefonaten, Vorselektion der Gespräche, Beantwortung von Anfragen, Vorbereitung der Geschäftsvorgänge für die zuständige Ansprechperson
• Vor- und Nachbereitung von Reisen für die stellvertretende Institutsleitung
• Vorbereiten und Durchführung von Veranstaltungen wie Workshops und Seminaren
• Vertretung im Institutssekretariat: Kontaktzentrale, Terminplanung, Reiseplanung
• Vertretung im Lehrstuhlsekretariat: Koordination und Überwachung von Terminen für Vorlesungen, Seminare, Prüfungen

Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung im verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich (z. B. Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)) oder vergleichbare Qualifikation
• Profunde EDV- und MS-Office-Kenntnisse
• Erfahrung im Einsatz digitaler Kommunikationswerkzeuge
• Erfahrung mit den am KIT eingesetzten Verwaltungssystemen (z. B. SAP)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte und selbständige Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit, Gewissenhaftigkeit, Vertraulichkeit sowie ein freundliches Auftreten

Standort: Hermann-von-Helmholtz-Platz 1, 76344, Eggenstein-Leopoldshafen, Deutschland

Gehalt: 22200.00 - 24200.00 EUR YEAR