Executive Assistant (m/w/d)

Du bist interessiert an der Stelle als Executive Assistant (m/w/d) bei ALL IN GROUP GmbH (myposter)?
Auf der Jobplattform Instaffo kannst du dich für diesen und weitere Jobs ohne großen Aufwand bewerben. Erstelle dein Profil in unter 3 Minuten und starte den Bewerbungsprozess mit nur wenigen Klicks.
Bitte beachte, dass für diese Stelle eine Arbeitserlaubnis für Deutschland erforderlich ist.
Die Sprachanforderungen für diese Stelle sind: Deutsch - Muttersprachliches Niveau
Die geschätzte Gehaltsspanne von XING entspricht nicht unbedingt der Gehaltsspanne dieses Jobangebotes.

HEY DU!

Für unsere Inhaberin Anna suchen wir an unserem Standort im Herzen Münchens ab sofort eine Executive Assistant (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit. Du bist ein absolutes Organisationstalent und behältst auch bei maximalem Tempo den vollen Durchblick? Du hältst einer Geschäftsführung in allen strategischen sowie operativen Belangen den Rücken frei und hast richtig Lust darauf, gemeinsam mit Anna die gesamte Bandbreite der ALL IN Group von Produktion bis Marketing zu rocken? Dann bist Du bei uns goldrichtig!

Tätigkeiten

• Du bist die rechte Hand für unsere Inhaberin Anna Ruhland und managest das administrative Tagesgeschäft von der Kalendersteuerung über E-Mail-Management bis zu eigenen Projekten absolut souverän
• Du priorisierst eigenständig, bereitest unternehmerische Entscheidungen vor und denkst immer einen Schritt voraus
• Du bist die zentrale Schnittstelle zu allen Fachbereichen der Gruppe (insbesondere HR, Finance, Data & KI sowie Produktion) und sorgst dafür, dass Projekte absolut smooth laufen
• Du übernimmst die professionelle Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern und hast ein Gespür dafür wo es brennt
• Du wuppst auch unvorhersehbare Herausforderungen mit kühlem Kopf und klarer Lösungsorientierung - langweilig wird es nie!

Anforderungen

• Du hast mehrere Jahre Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Rolle  
• Du beherrschst die Google Workspace Anwendungen aus dem Effeff und in Sachen Kalenderorganisation macht Dir niemand etwas vor
• Du denkst unternehmerisch, handelst vorausschauend und hast den Anspruch, Themen zu ownen und aktiv voranzutreiben
• Du besitzt Fingerspitzengefühl für sensible Themen und bleibst auch unter Hochdruck absolut verbindlich, präzise und diskret
• Du nutzt KI Tools ganz selbstverständlich, um Deine eigenen Workflows smarter zu gestalten und Ergebnisse schneller auf die Straße zu bringen
• Du besitzt sehr gute Deutschkenntnisse auf C1 Niveau und kommunizierst sicher in Wort und Schrift

Team

Deine Rolle, Dein Impact

• Du erlebst hautnah, wie ein erfolgreiches Familienunternehmen gesteuert wird, und wirst durch Deine Nähe zur Geschäftsführung zum echten Insider der gesamten ALL IN GROUP
• Du arbeitest quer durch alle Fachbereiche von der Produktion bis zum Marketing und siehst den direkten Impact Deiner Arbeit in unseren unternehmerischen Entscheidungen

Was Dich bei uns erwartet

• Keine Ego-Show, kein Leerlauf: Bei uns zählt, wer mitdenkt, anpackt und mitgestaltet
• Entwicklung, die zu Dir passt: Quartalsziele, Feedbackgespräche & Weiterbildung ohne Budgetdeckel - mit Raum für Eigeninitiative und Entwicklung im Alltag
• KI als Werkzeug: Du arbeitest mit den neuesten Tools und automatisierst, was geht
• Fünf Tage Präsenz für starken Teamspirit: Arbeiten vor Ort mit Flexibilität durch Homeoffice-Ausnahmen und 10 FLEX DAYS
• Familienfreundliche & selbstbestimmte Arbeitsweise: Vertrauensarbeitszeit und Gleitzeit für eine Arbeitsgestaltung, die zu Deinem Alltag passt
• Gesund & mobil bleiben: EGYM Wellpass, Jobrad oder MINI-Leasing - Du hast die Wahl
• Teamevents mit Charakter: Bei Sommerfest, Pub Quiz, Grillrunde & Co. feiern wir Erfolge & unser Miteinander

Bewerbungsprozess

1. 30-45-minütiger Videocall – wir klären allgemeine Fragen zum persönlichen & fachlichen Fit
2. Online-Tests & Case
3. Persönliches Gespräch - vor Ort
4. 2. Persönliches Gespräch - vor Ort lernst Du Team, CEO und unser Office kennen.

... wenn es von allen Seiten passt, unterbreiten wir Dir ein Angebot und freuen uns auf Dich!

Über das Unternehmen

Du brennst für hochwertige Produkte, smarte Technologie und echte Expertise? Du möchtest wie wir nur Lösungen mit Wow-Faktor in die Welt bringen und Dich selbst immer wieder neu herausfordern? Perfect - It’s a match! Ob Vollzeit oder Teilzeit, ob in High Heels oder in Pantoffeln: Das entscheidest Du. Denn bei uns zählen kluge Köpfe, die was drauf haben!

Wer sind wir?

Wir sind die ALL IN GROUP - ein führender Player im E-Commerce. Klingt groß? Ist es auch. Unter einem Dach vereinen wir starke Marken wie MYPOSTER, JUNIQE, Kartenliebe, ArtPhotoLimited, ALL IN VENTURES und unsere Produktion die Printhouse. Alle mit eigener Identität, Zielgruppe und Produktwelt: von personalisierten Fotoprodukten über Wandkunst bis hin zu ikonischer Fotografie. Was uns verbindet, ist eine gemeinsame Haltung, echtes Teamplay und der Anspruch an so richtig gute Qualität. Technologie und Innovation sind in unserer DNA. Und ja: Wir bringen über ein Jahrzehnt Erfahrung im Produkt- und Printumfeld mit. 

Unsere Mission: Menschen weltweit dabei helfen, ihre Geschichten sichtbar zu machen. Hochwertig, kreativ und persönlich. Dafür geben über 400 Macher:innen an sechs Standorten Vollgas: E-Commerce-Profis, Produktions-Asse, Tech-Brains und kreative Köpfe mit Herzblut.

Was uns besonders macht? Wir produzieren selbst, direkt in Deutschland, und bringen dabei Technik, Qualität und Design in Einklang. Maßanfertigung ist für uns kein Sonderfall, sondern Standard. Jeder Artikel wird auf Bestellung produziert, mit viel Liebe zum Detail und echter Begeisterung fürs Ergebnis.

Unsere Werte? Klartext, Teamspirit, Herzblut und der Wille, immer noch besser zu werden. Kein Mittelmaß, kein Ego, dafür jede Menge Leidenschaft, Tempo und ein bisschen Nerd-Faktor. 💥

Was macht es besonders, für uns zu arbeiten?

Unsere Teams bestehen aus hochqualifizierten Köpfen, die in ihrem Fach richtig was draufhaben. Sie denken nicht in Zuständigkeiten, sondern in Lösungen und geben alles dafür, die Zukunft von der ALL IN GROUP zu gestalten.

Wir wachsen schnell, aber nicht kopflos.

Nachhaltiges, profitables Wachstum ist unser Anspruch, weil wir unabhängig bleiben und aus eigener Kraft investieren wollen. Das gibt uns die Freiheit, mutig zu sein und die Verantwortung, es klug zu tun.

Stillstand? Gibt’s bei uns nicht.

Unsere Welt dreht sich täglich weiter und wir gestalten sie mit. Ob neue Prozesse, Produkte oder Tools: Wer hier arbeitet, kann Dinge verändern. Wir lieben Tempo, treffen Entscheidungen lieber heute als morgen und ermutigen unser Team, Neues einfach mal auszuprobieren. Fehler? Dürfen passieren. Hauptsache, wir lernen daraus.

Was uns verbindet:

Ein ehrgeiziger Spirit, gegenseitiges Vertrauen und ein Team, das sich aufeinander verlassen kann. Wir kommunizieren offen, direkt und auf Augenhöhe.

Und wir wissen: Nur wenn man sich wohlfühlt, kann Großes entstehen.

Darum feiern wir auch gern mal zwischendurch:

Ob beim Sommerfest, bei kleinen Office-Partys oder einer Runde Sport nach Feierabend –

wir lachen viel, arbeiten hart und haben zusammen Spaß.