Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

Unternehmensbeschreibung
Für eine etablierte gemeinnützige Organisation im Bereich Teilhabe und Inklusion suchen wir im Rahmen der Personalberatung eine engagierte Persönlichkeit für die Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit (30–35 Wochenstunden) am Standort Berlin-Spandau. Die Position ist langfristig angelegt und richtet sich an erfahrene Büro- und Assistenzkräfte, die Freude an einer vielseitigen Schnittstellenfunktion im organisatorischen Herzen einer Geschäftsführung haben.

Jobbeschreibung

In dieser vielseitigen Rolle unterstützen Sie die Geschäftsführung sowie ein kleines Assistenzteam im operativen Tagesgeschäft und übernehmen unter anderem:

• Organisation und Koordination komplexer Termine und Terminketten
• Vor- und Nachbereitung von Meetings (inkl. Raumorganisation, Unterlagen, Protokollen)
• Erstellung von Präsentationen, Vorlagen, Berichten und Auswertungen
• Unterstützung bei externen Prüfungen sowie bei der Zusammenarbeit mit Aufsichts- und Fachgremien
• Rechnungsprüfung sowie Zuarbeit im Einkaufs- und Bestellprozess
• Organisation und Begleitung von Veranstaltungen, Schulungen und internen Events
• Pflege der digitalen Ablage sowie Fristen- und Wiedervorlagenmanagement
• Unterstützung bei der internen und externen Kommunikation
• Empfang und Betreuung von Gästen sowie organisatorische Bürokoordination

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Bürobereich oder in einer Assistenzfunktion auf Geschäftsführungsebene
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Zoom)
• Strukturierte, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise
• Organisationstalent mit ausgeprägter Hands-on-Mentalität
• Belastbarkeit sowie die Fähigkeit, auch in dynamischen Situationen den Überblick zu behalten
• Sicheres und professionelles Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern

Benefits

• Vergütung nach AVR DWBO Tarifvertrag (angelehnt an den öffentlichen Dienst)
• → ca. 43.400 € – 50.300 € brutto/Jahr bei 38,5 Std. (anteilig bei 30–35 Std.)
• 31 Urlaubstage sowie zusätzliche freie Tage (24.12. & 31.12.)
• Betriebliche Altersvorsorge (inkl. 4 % Arbeitgeberanteil)
• Kinderzuschlag (88 € pro Kind bei Berechtigung)
• Jahressonderzahlung ca. ein Monatsgehalt
• Zuschuss zum BVG-Firmenticket
• Exklusive Mitarbeiterrabatte bei zahlreichen Partnern
• Betriebliches Gesundheitsmanagement & Sportangebote
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Option zur Weiterqualifizierung (z. B. Ausbildereignungsschein)