Werkstudent*in Software Procurement, Vertrags- und Providermanagement (m/w/d)

Werkstudent*in Software Procurement, Vertrags- und Providermanagement (m/w/d)

Auf einen Blick

Unser Team ist innerhalb der SWM-IT angesiedelt und unterstützt die Fachbereiche bei der Beschaffung, Steuerung und Weiterentwicklung von IT-, Software- und Providerleistungen. Wir begleiten Verträge und Softwarebeauftragungen von der Vorbereitung und Dokumentation über die laufende Betreuung bis zur Verlängerung oder Beendigung. Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf transparenten Fristen, vollständigen Unterlagen, verlässlichen Daten und klar geregelten Abläufen. Darüber hinaus entwickeln wir unsere Prozesse, Vorlagen und Auswertungen kontinuierlich weiter und nutzen digitale Lösungen, um manuelle Arbeitsschritte zu vereinfachen. Dabei arbeiten wir eng mit internen Fachbereichen, Einkauf, Recht, IT-Expert*innen und externen Anbietern zusammen.

Die Top-Benefits

• Abwechslungsreiche Tätigkeiten
• Flexible Arbeitszeiten
• Verantwortungsvolle Aufgaben

Das kannst du bei uns bewegen

Operative Unterstützung im Software Procurement, Vertrags- und Providermanagement:

• Du prüfst und pflegst Kündigungs- und Verlängerungsfristen für bestehende Verträge und bereitest notwendige Folgeschritte nachvollziehbar vor.
• Du unterstützt bei der Anlage neuer Verträge und Softwarebeauftragungen in den vorgesehenen Systemen und stellst die vollständige Ablage der zugehörigen Unterlagen sicher.
• Du bereitest kleinere Softwareverlängerungen organisatorisch vor, holst erforderliche Informationen ein und dokumentierst den Bearbeitungsstand.
• Du unterstützt bei wiederkehrenden administrativen Aufgaben im Vertrags- und Providermanagement und stimmst offene Punkte mit den zuständigen internen Ansprechpartnern ab.

Datenqualität, Dokumentation und Organisation:

• Du führst regelmäßige Qualitätsprüfungen der Vertrags-, Fristen- und Stammdaten durch und kennzeichnest fehlende, unplausible oder veraltete Angaben.
• Du sorgst für eine einheitliche, strukturierte und nachvollziehbare Ablage von Dokumenten nach den geltenden Vorgaben.
• Du hältst fehlende Unterlagen, Rückmeldungen und Bearbeitungsstände nach und unterstützt dabei, die Dokumentation aktuell und vollständig zu halten.
• Du erstellst einfache Übersichten und Auswertungen, damit Fristen, offene Punkte und laufende Vorgänge transparent bleiben.

Prozessverbesserung, Automatisierung und Projektunterstützung:

• Du nimmst bestehende manuelle Arbeitsschritte auf, beschreibst diese verständlich und identifizierst gemeinsam mit dem Team mögliche Vereinfachungen.
• Du dokumentierst Automatisierungspotenziale und unterstützt bei der fachlichen Vorbereitung sowie beim Testen kleiner Verbesserungsmaßnahmen.
• Du wirkst bei der Standardisierung von Vorlagen, Checklisten und Arbeitsabläufen mit.
• Du unterstützt das Team in der Projektorganisation, zum Beispiel bei Terminübersichten, Statusnachverfolgung, Protokollen, Aufgabenlisten und der Vorbereitung von Abstimmungen.

Damit überzeugst du uns

Fachliche Anforderungen:

• Du bist an einer Hochschule immatrikuliert, vorzugsweise in Betriebswirtschaft, Wirtschaftsinformatik, Informatik, Wirtschaftsrecht oder einem vergleichbaren Studiengang.
• Du interessierst dich für IT, Providermanagement, Beschaffungstätigkeiten, Verträge, Software und möchtest praktische Einblicke in diese Themen gewinnen.
• Du arbeitest sicher mit gängigen Büroanwendungen, insbesondere mit Tabellen, Textdokumenten und Präsentationen; Kenntnisse in Microsoft 365 sind von Vorteil.
• Du kannst Informationen strukturiert aufbereiten und einfache Auswertungen sowie übersichtliche Dokumentationen erstellen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich; Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Persönliche Anforderungen:

• Du arbeitest sorgfältig, zuverlässig und eigenständig und behältst auch bei mehreren Vorgängen, Fristen und offene Punkte im Blick.
• Du hast Freude daran, Ordnung in Daten und Dokumente zu bringen und Arbeitsabläufe verständlich zu beschreiben.
• Du gehst verantwortungsvoll und vertraulich mit Vertrags- und Unternehmensinformationen um.
• Du kommunizierst klar, fragst bei Unklarheiten nach und arbeitest gerne mit unterschiedlichem internem Ansprechpartner*innen zusammen.
• Du bringst Interesse an Prozessverbesserungen und digitalen Lösungen sowie die Bereitschaft mit, dich in neue Systeme und Themen einzuarbeiten.

Das bieten wir dir

• Netzwerk- und Weiterbildungsveranstaltungen: Du lernst andere Studierende bei den SWM kennen und erhältst spannende Insights in die verschiedenen Bereiche der SWM.
• Eine attraktive Vergütung: Diese und weitere Informationen findest du unter swm.de/karriere/berufseinsteiger/studierende

Weitere Informationen

Wir freuen uns auf deine Bewerbung, bestehend aus Anschreiben (inkl. möglichem Eintrittstermin), Lebenslauf und aktuellem Notenspiegel.

Job-ID: STUDI00030

Kontakt

Nerma Mustafic | Recruiting | Tel.: +49 89 2361-5078