Kaufmännische Assistenz im Projekt-, Messe- und Eventmanagement (m/w/d)

Du bist interessiert an der Stelle als Kaufmännische Assistenz im Projekt-, Messe- und Eventmanagement (m/w/d) bei expopartner GmbH?
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Bitte beachte, dass für diese Stelle eine Arbeitserlaubnis für Deutschland erforderlich ist.
Die Sprachanforderungen für diese Stelle sind: Deutsch - Fließend (C1)

Das erwartet Dich bei uns

• Unser Team ist der Grundstein unseres Erfolgs – deshalb stehen Du und Deine Kolleg:innen und der Spaß an der Arbeit für uns an erster Stelle.
• Wir bieten Dir viel Raum für Eigeninitiative, Kreativität und Entwicklung. Frische Ideen und neue Denkweisen sind immer willkommen – vom ersten Tag an, vom Azubi bis zur Führungskraft.
• Ob fünf oder 300 Quadratmeter Standfläche, virtuell oder hybrid: Du gestaltest die Live-Kommunikation unserer Kunden mit und bringst so Kampagnen in einen erlebbaren Raum.
• Dafür wirst Du Teil eines vielseitigen Teams und erhältst Einblicke in viele Bereiche. Zum Beispiel in die Innenarchitektur, die Grafik- und Digitalabteilung, unser Backoffice oder die handwerkliche Produktion.
• Und schließlich: Neben Spaß bei der Arbeit gibt’s bei uns auch viel Spaß im Team beim gemeinsamen Kochen, Englischkurs, Sportprogramm und vielem mehr.

Tätigkeiten

Das gehört zu Deinen Aufgaben

• Du unterstützt unsere Projektteams im operativen Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass alles reibungslos abläuft.
• Du koordinierst Termine, Meetings und Reisen für das Projektteam und sorgst für einen strukturierten Ablauf.
• Du unterstützt bei der Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen, Messen und Kundenpräsentationen.
• Du kommunizierst mit Dienstleistern und Partnern, holst Angebote ein und koordinierst Bestellungen.
• Du erstellst Angebote und Rechnungen und hast dabei stets den Überblick über die Zahlen.
• Du pflegst unsere Datenbank mit viel Sorgfalt und unterstützt unser Controlling mit aussagekräftigen Analysen.
• Du bringst Ordnung in Zahlen, bereitest Statistiken und Auswertungen auf und ermöglichst so fundierte Entscheidungen.

Anforderungen

Das begeistert uns

• Du hast ein Talent für Struktur und Organisation – idealerweise mit Erfahrung im Büromanagement, in der Reise- oder Hotelbranche oder einem ähnlichen Bereich.
• Du behältst auch in stressigen Situationen den Überblick und kannst mehrere Aufgaben gleichzeitig koordinieren.
• Du bist kommunikativ, selbstbewusst und arbeitest gern mit Menschen.
• Du setzt Prioritäten richtig und arbeitest eigenständig, gewissenhaft und mit einem Blick fürs Detail.
• Du kommunizierst gerne und auch ein Gespräch auf Englisch bereitet Dir im Idealfall keine schlaflosen Nächte.

Team

Mit über 85 Menschen mit ebenso vielen Talenten widmen wir uns an zwei Standorten genau einem Thema: der Live-Kommunikation für unsere Kunden aus der Healthcare- und Life-Sciences-Branche. Dafür entwickeln und realisieren wir analoge, virtuelle und hybride Formate. Und wir geben alles: Kreativität, Innovationsgeist, Organisationstalent, Können, Erfahrung, Begeisterung. Von der ersten Idee bis zur letzten Schraube. Seit über vier Jahrzehnten.

Bewerbungsprozess

Das klingt ganz nach dem Job, den Du schon immer gesucht hast?  Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Über das Unternehmen

Wir gestalten Wirkung für Pharma und Healthcare - Live-Kommunikation ist unsere Hauptdisziplin: Wir inszenieren Markenauftritte bei Kongressen und Messen, Ausstellungen und Events. Unser Schwerpunkt ist die Pharma- und Healthcare-Branche, für die wir nicht nur Kongressstände gestalten, sondern das ganze Spektrum der Brand-Kommunikation für medizinische Fachzielgruppen abdecken.

Unser Team vereint Innenarchitektur, Kommunikations- und digitales Mediendesign, Medical Writing, Kongressmanagement, Handwerk und Logistik. Wir wirken ganzheitlich – von der Konzeption und Planung über die Visualisierung und Inhouse-Produktion bis zur Realisierung und Betreuung vor Ort. Und nachhaltig – denn wirkungsvolle Kommunikationslösungen und Engagement für die Umwelt schließen sich für uns nicht aus.