Persönliche Assistenz des Chairman (m/w/d)

Du bist interessiert an der Stelle als Persönliche Assistenz des Chairman (m/w/d) bei 2B AHEAD ThinkTank GmbH?
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Bitte beachte, dass für diese Stelle eine Arbeitserlaubnis für Deutschland erforderlich ist.
Die Sprachanforderungen für diese Stelle sind: Deutsch - Muttersprachliches Niveau, Englisch - Konversationssicher

Wir suchen eine außergewöhnlich strukturierte, diskrete und durchsetzungsstarke Persönliche Assistenz zur direkten Unterstützung unseres Chairman. In dieser Rolle übernimmst du Verantwortung für das operative Management unserer Investmentfonds und arbeitest an zentralen Schnittstellen. Du erhältst tiefe Einblicke in die Führung einer Unternehmensgruppe und fungierst als organisatorische und operative rechte Hand des Chairman, um die konsequente Umsetzung strategischer Entscheidungen sicherzustellen.

Tätigkeiten

Als Persönliche Assistenz des Chairman übernimmst du vielfältige Aufgaben:

Direkte Unterstützung des Chairman:
- Eigenständige Organisation und Priorisierung des Kalenders
- Koordination und Abstimmung von Terminen
- Bearbeitung und Priorisierung eingehender E-Mails
- Vorbereitung von Meetings, Terminen und Reisen
- Zusammenstellung relevanter Unterlagen und Briefings

Umsetzung strategischer Entscheidungen:
- Organisation und Nachbereitung von Bereichsleitermeetings
- Erstellung von Protokollen inklusive Aufgaben-, Verantwortungs- und KPI-Tracking
- Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen
- Vorbereitung und Begleitung von Management-Klausuren

Aufbau und Weiterentwicklung des Processhouse:
- Unterstützung der Bereichsleiter bei der Dokumentation ihrer Prozesse
- Kontrolle der Aktualität und Qualität bestehender Prozesse
- Sicherstellung der Einhaltung definierter Standards
- Kontinuierliche Weiterentwicklung der Prozesslandschaft
- Förderung einer prozessorientierten Unternehmenskultur

Learning Journeys und internationale Projekte:
- Unterstützung bei der Planung von Learning Journeys
- Abstimmung mit Projektleitern und lokalen Partnern
- Betreuung von Teilnehmern vor Ort
- Unterstützung bei Projektorganisation und Durchführung
- Begleitung von Social-Media-, Testimonial- und Videoprojekten

Operatives Fondsmanagement:
- Organisation und Nachbereitung von Finanz- und Beteiligungsmeetings
- Betreuung bestehender Investoren und Ansprechpartner für Rückfragen
- Unterstützung bei der Gewinnung neuer Investoren
- Erstellung und Versand von Investorenreportings
- Organisation von Gesellschafterversammlungen
- Vorbereitung und Versand von Beschlüssen über digitale Signaturprozesse
- Koordination mit Notaren, Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Rechtsanwälten
- Sicherstellung regulatorischer Anforderungen im Bereich KYC und Geldwäscheprävention
- Betreuung und Kommunikation mit Portfolio-Unternehmen
- Einholung und Auswertung von Reportings
- Unterstützung bei Due-Diligence-Prozessen
- Verwaltung und Pflege der digitalen und physischen Dokumentation

Anforderungen

• Erfolgreich abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Management, Wirtschaftswissenschaften, Finance oder einer vergleichbaren Fachrichtung
• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz-, Projektmanagement- oder vergleichbaren Koordinationsfunktion
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und hohe Eigenverantwortung
• Sehr gutes Zeit- und Prioritätenmanagement
• Hohe Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
• Durchsetzungsvermögen und Fähigkeit, Aufgaben konsequent nachzuverfolgen
• Unternehmerisches Denken und strukturierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und modernen Arbeitsmethoden
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  
• Grund-Voraussetzung: Vor Beginn der Tätigkeit muss ein polizeiliches Führungszeugnis vorgelegt werden.

Team

Wir sind die 2b AHEAD Unternehmensgruppe, eine der größten unabhängigen Zukunftsforschungsinstitute Europas, mit einem Headquarter im Herzen von Leipzig. Unsere Gruppe umfasst neben dem Zukunftsinstitut weitere Unternehmen, Beteiligungen, einen Company Builder und internationale Technologie-Startups. Seit über 25 Jahren unterstützen wir Unternehmen, Investoren und Unternehmer bei der Zukunftsgestaltung.

Bewerbungsprozess

Nach deiner Bewerbung vereinbaren wir ein telefonisches Kennenlernen. Anschließend laden wir dich zu einem persönlichen Gespräch ein, gefolgt von einem Kennenlernen der wichtigsten Ansprechpartner und Aufgabenbereiche.

Über das Unternehmen

Wir sind die 2b AHEAD Unternehmensgruppe rund um das größte, unabhängige Zukunftsforschungsinstituts Europas. Zu uns gehören neben dem Zukunftsinstitut auch 24 weitere Unternehmen, darunter eine Beteiligungsgesellschaft, drei Investmentfonds, ein Company Builder sowie Hochtechnologie-Startups in Silicon Valley, Tel Aviv, UK und Deutschland.

Seit mehr als 20 Jahren macht unser Institut die Methoden der internationalen, wissenschaftlichen Zukunftsforschung für die Zukunftsstrategien von Unternehmen, Einzelpersonen und Startups in Deutschland nutzbar. Wir arbeiten mit Vorständen großer Konzerne, Eigentümern von mittelständischen Unternehmen und Startup-Gründern sowie ihren Investoren. 

Unser Headquarter liegt im kreativen Herzen von Leipzig, einer der schönsten Städte Deutschlands. In der ehemaligen Baumwollspinnerei Plagwitz bewohnen wir einen der coolsten Co-Working-Spaces der Stadt. Wir arbeiten Tür an Tür mit weltbekannten Künstlern, Galeristen und Kreativen aus vielen Branchen. Uns eint der positive Leipziger Größenwahn: Mit Mut und Energie die Welt zu verändern und jene Dinge zu erreichen, die andere für unmöglich halten.