Assistenz Bereichsleitung Kita und Ganztag (m/w/d)

Assistenz Bereichsleitung Kita und Ganztag (m/w/d)

FiPP e.V. - Fortbildungsinstitut für die pädagogische Praxis - freier Träger der Kinder- und Jugendhilfe Berlin

Viele Termine. Viele Fäden. Ein klarer Überblick.

FiPP bewegt Berlin. Rund 1.000 Kolleg*innen gestalten in über 80 Einrichtungen und Projekten jeden Tag das Leben von Kindern, Jugendlichen und Familien mit.

Im Bereich Kita und Ganztag laufen dabei viele Fäden zusammen:

Termine, Gremien, Fristen, Verträge und die Anliegen unserer Einrichtungen.

Du behältst den Überblick und hältst anderen gerne den Rücken frei? Dann suchen wir Dich!

Starte ab sofort in unserer Geschäftsstelle in Berlin-Neukölln als

Assistenz Bereichsleitung Kita und Ganztag (m/w/d)

(Vollzeit - 39,4 Stunden pro Woche)

Warum diese Position besonders ist

Weil bei Dir die Fäden zusammenlaufen.

Du bist nah dran an dem, was unsere Kitas und den Ganztag bewegt - und sorgst dafür, dass Termine, Sitzungen und Fristen rund laufen.

Weil Deine Arbeit spürbar Wirkung hat.

Wenn Abläufe funktionieren, haben Bereichsleitungen und Einrichtungen den Kopf frei für das Wesentliche: gute Orte für Kinder und Familien.

Und weil wir Deine Ideen wollen.

Du siehst, wie etwas einfacher oder digitaler gehen könnte? Dann bring es ein.

Was Du bei uns bewegen kannst

Du hältst den Bereichsleitungen den Rücken frei.
Du organisierst Termine und Sitzungen der Bereichsleitungen - von der Einladung bis zum Protokoll.

Du begleitest Gremien und Veranstaltungen.
Du koordinierst Gremiensitzungen und organisierst Workshops und Konferenzen des Bereichs.

Du hast Fristen und Vorgänge im Blick.
Du führst Wiedervorlagen, Fristen- und Vertragsübersichten, bearbeitest die Post (analog/digital) und begleitest Verwaltungsvorgänge wie IT-Bestellungen oder Honorarverträge.

Du hältst Daten und Dokumente aktuell.
Du pflegst Daten in unseren Fachanwendungen (z. B. ISBJ, ProV), erstellst Übersichten, Präsentationen und Korrespondenz und hältst SharePoint, Intranet und Homepage aktuell.

Du unterstützt bei Budget und Kosten.
Du unterstützt bei Budgetplanung und Kostenkontrolle und prüfst Rechnungen auf sachliche Richtigkeit.

Du bist Ansprechperson und Bindeglied.
Du bist Ansprechperson für unsere Einrichtungen und Schnittstelle zu Personal, Buchhaltung, IT und externen Partner*innen.

Dein zukünftiges Team

Gute Organisation entsteht gemeinsam.

Du arbeitest eng mit den Bereichsleitungen Kita und Ganztag zusammen - abgestimmt, verbindlich und auf Augenhöhe.

In einem Team von 2 Bereichsleitungen, 4 Fachberater*innen und 3 Verwaltungskolleg*innen sorgst Du für eine verlässliche Vorbereitung, Koordination und Umsetzung von Entscheidungen.

Den Überblick behalten. Den Bereich stärken.

Das zeichnet Dich aus

Du bist ein Organisationstalent, arbeitest sorgfältig und behältst auch bei Terminspitzen einen klaren Kopf.

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau*mann für Büromanagement), eine vergleichbare Qualifikation oder mehrjährige Erfahrung in Assistenz oder Kita-Verwaltung.
• Du bringst mindestens 1,5 Jahre Erfahrung in Assistenz, Projekt- oder Office-Management mit.
• Du bist sicher in Microsoft 365 (v. a. Excel, PowerPoint) und Adobe Acrobat Pro.
• Du arbeitest gerne mit Datenbanken und Fachanwendungen und hast Grundkenntnisse in Budgetplanung und Rechnungsprüfung.
• Du verfügst über eine sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache (mindestens C1-Niveau).
• Du gehst vertraulich mit Daten um und bist offen für digitale Abläufe.
• Erfahrung in der Sozialwirtschaft oder der Kinder- und Jugendhilfe ist ein Plus.

Dein Arbeitsort - mitten in Berlin-Neukölln

Unser modernes Büro liegt im Herzen Berlins direkt am Neuköllner Schifffahrtskanal nahe dem S-Bahnhof Sonnenallee. Hier gestalten rund 85 Kolleg*innen aus den Bereichen 'Kita und Ganztag an Grundschule“, 'Sozialraum, Jugendhilfe und Schule“, 'Kommunikation und Personal“ sowie 'Betriebswirtschaft und Infrastruktur“ die Zukunft. Uns verbindet eine partizipative, unterstützende Haltung, eng orientiert an den Lebenswelten von Kindern und Familien. Neben der sinnstiftenden Arbeit prägt ein starkes Miteinander unseren Alltag. Eine wertschätzende Atmosphäre gehört bei uns ebenso dazu wie helle Räume mit ergonomischer Ausstattung. Ein Highlight für flexibles Arbeiten ist unsere Dachterrasse. Sie lädt zu Team-Events oder gemeinsamem Austausch ein und wird im Sommer aktiv als inspirierender Open-Air-Arbeitsplatz genutzt.

Werde Teil eines dynamischen Teams, das Professionalität mit Herz verbindet, flache Hierarchien lebt und gemeinsam innovative Impulse setzt.

Was Du von uns bekommst - unsere 'BeneFiPPs“

• Duz-Kultur und wertschätzender kollegialer Umgang
• Kostenfreie Fort- und Weiterbildungen
• 300 € Gesundheitsbudget (z. B. Zuschuss für Brille oder Zahnreinigung) und ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM)
• Befristeter Vertrag nach TzBfG mit klarer Perspektive auf eine langfristige Zusammenarbeit
• Vergütung angelehnt an den TV-L - je nach Erfahrungsstufe, zzgl. Jahressonderzahlung
• 34 Erholungstage (inkl. Weihnachten, Silvester und zwei 'FiPP-Tage“)
• Aktuell 50 % Zuschuss zum Jobticket
• Option auf eine betriebliche Altersvorsorge (20 %) und vermögenswirksame Leistungen
• Digitale Ausstattung zum mobilen Arbeiten und Diensttelefon

Bewirb Dich gleich mit Deinem Lebenslauf, Arbeitsnachweisen und Deiner Gehaltsvorstellung.

Hast Du Fragen?

Unser Team der Personalgewinnung erreichst Du unter +49 (0)30 259 28 99 69.

per Online-Button Online-Bewerbungsportal auf unserer Homepage