Assistant to COO (m/w/d) / Head of Construction

ATCP ist ein Unter­nehmen der Aroundtown Gruppe. Der Konzern­bereich Gewerbe­immobilien vereint Expert:innen aus allen Bereichen des Immobilien­manage­ments. Die ziel­gerichtet zusammen­gestellten Teams entwickeln für jedes Objekt die beste Strategie und setzen diese voll­umfäng­lich um. Das inhouse Leistungs­spektrum umfasst Vermie­tung, Asset-, Property- und Baumanage­ment, Development sowie u. a. Mieten­buch­haltung, Controlling und Neben­kosten­abrech­nungen. Unsere speziali­sierten Teams beraten zudem Unter­nehmen jeder Größe bei der Suche nach passenden Flächen sowie der flexiblen Gestal­tung und Um­setzung von Flächen­konzepten.

Als Assistentin des COO / Head of Construction unterstützen Sie die operative Geschäftsführung in allen organisatorischen, administrativen und strategischen Aufgaben. Sie agieren als zentrale Schnittstelle zwischen Management, internen Abteilungen und externen Partnern und tragen maßgeblich zur effizienten Steuerung des Tagesgeschäfts bei.

Möglicher Standort: Berlin 

• Organisation & Koordination
  • Termin- und Reisemanagement für den COO / Head of Construction
  • Planung, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Geschäftsreisen
  • Koordination interner und externer Termine 
• Administrative Unterstützung
  • Erstellung von Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen
  • Bearbeitung von Korrespondenz in Deutsch und Englisch
  • Pflege von Dokumenten, Daten und vertraulichen Unterlagen
  • Zusammenführung von Inhalten aus unterschiedlichen Bereichen
• Schnittstellenmanagement
  • Zentrale Anlaufstelle zwischen COO / Head of Construction, Geschäftsführung, Führungskräften und Fachbereichen
  • Kommunikation mit internen Fachbereichen sowie externen Stakeholdern
  • Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten
  • Nachverfolgung von Aufgaben und Deadlines 
• Projekt- und Prozessunterstützung
  • Mitarbeit an operativen und strategischen Projekten
  • Monitoring von Projekten und Maßnahmen, Nachverfolgung von To-dos und Fristen
  • Vorbereitung von Analysen und Auswertungen
  • Unterstützung bei der Optimierung von Prozessen 
• Vertrauliche Aufgaben
  • Umgang mit sensiblen Informationen auf höchster Diskretionsstufe
  • Unterstützung bei vertraulichen Themen der Geschäftsleitung 

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (z. B. BWL, Management, Office Management) 
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion, idealerweise auf Geschäftsführungsebene 
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise 
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke und sicheres, professionelles Auftreten 
• Hohe Diskretion, Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit 
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift 
• Sicherer Umgang mit MS Office 

• Interessantes, abwechslungsreiches und breites Aufgabenspektrum in einem der größten Immobilienunternehmen Deutschlands und Europas
• Gutes Betriebsklima, Kommunikationskultur „per Du“ und angenehme Arbeitsatmosphäre in einem Umfeld mit flachen Hierarchien
• Individuelle Trainings und Coachings für berufliche und persönliche Weiterentwicklung in unserer Academy und durch unseren hauseigenen Business Coach
• Professionell ausgestattetes, hauseigenes Fitnessstudio mit Trainer und Kursen im Headquarter in Berlin sowie Fitness- und Gesundheitsangebote durch die Plattform Wellhub an allen Außenstandorten
• Umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement und betriebliche Altersvorsorge
• Unterstützung auf dem Arbeitsweg durch Zuschuss für die Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel und die Möglichkeit des Fahrrad-Leasings durch Eurorad
• Spannendes virtuelles Angebot an familienfreundlichen Benefits, darunter Ferienprogramme, Freizeit- und Sportangebote sowie Beratungsservices mit unserem Partnerunternehmen Voiio
• Möglichkeit von Zuschauerbesuchen bei Bundesligaspielen des FC Union Berlin, unserem Herzensverein
• Rabatte in ausgewählten Hotels weltweit mit bis zu 30 % auf Übernachtungen und  Sonderkonditionen auf Speisen und Getränke
• Mitarbeiterrabatte für Sonderkonditionen aus den Bereichen Media, Mode, Freizeit, Einrichtungen u. v. m. über ein Partnerunternehmen
• Mobilität und Flexibilität durch die Nutzung von Pool- und Dienstwagen zur Ausführung der Tätigkeiten
• Zusätzliche freie Tage an Heiligabend & Silvester