Management Assistenz (w|m|d)

Du übernimmst die Assistenz für Kolleg:innen ab Senior-Manager:innen-Level aus dem Beratungsbereich und sorgst dafür, dass im organisatorischen Alltag alles rundläuft.

Deine Aufgaben hier wären:

• die Pflege und Priorisierung von Kalendern, die Terminkoordination und allgemeine Korrespondenz sowie die Bearbeitung kurzfristiger organisatorischer Anliegen.
• die Betreuung unserer Kund:innen und Gäste sowie die Unterstützung bei der Bearbeitung von Kundenanfragen.
• die Organisation und Vorbereitung von Terminen sowie die Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen.
• die Erstellung von Reisekostenabrechnungen, die Übernahme allgemeiner administrativer Tätigkeiten und die Pflege von Kundenstammdaten.
• die Mitwirkung bei der Erstellung von Präsentations- und Vertragsunterlagen sowie deren Auswertung in MS Excel. Außerdem recherchierst du Daten und bereitest sie entsprechend auf.
• die Koordination und Begleitung interner und externer Veranstaltungen.

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische, sekretariats- oder hotelleriebezogene Ausbildung und verfügst bereits über mehrjährige, fundierte Berufserfahrung im Sekretariat, idealerweise im Finanzdienstleistungs- oder Beratungsumfeld.
• Du bringst Erfahrung im Office-Management mit, insbesondere in der Terminorganisation und Reiseplanung.
• Du bist sicher im Umgang mit MS Office.
• Du überzeugst durch deine sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise, dein Engagement, deine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie deine hohe Serviceorientierung.
• Du arbeitest gerne im Team und setzt dein Organisationstalent gekonnt ein.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1-Niveau, verhandlungssicher) in Wort und Schrift. Gute Englischkenntnisse sind ein Plus, aber kein Muss. #LI-AG1

Deine Benefits

• Vielfältige Onboarding-Veranstaltungen:

  Im Rahmen des Onboardings finden eine Anzahl an Veranstaltungen statt, auf denen du unsere Kultur erleben, sowie weitere Einsteiger:innen und das kleine und große 1x1 deines Arbeitsalltags bei zeb kennenlernen kannst. Bei zeb.start handelt es sich um eine Welcome-Week, die in Münster stattfindet und ein vielfältiges Programm bietet. Außerdem bieten wir bereits vorab Netzwerktreffen und zeitnah nach deinem Start eine virtuelles Starterkit mit allen Informationen, die du für deinen optimalen Einstieg bei uns benötigst.

• Versicherung & Altersvorsorge:

  Sicher unterwegs mit zeb – über eine Gruppenunfallversicherung bist du auch privat in Deutschland versichert. Für Auslandsdienstreisen besteht eine zusätzliche Auslandsversicherung, und für deine Altersvorsorge kannst du über zeb eine betriebliche Altersvorsorge abschließen.

• zeb.wellfit:

  Für mehr Achtsamkeit und Bewegung im (Büro‑)Alltag steht dir standortabhängig ein wechselndes Angebot an unterschiedlichen Gesundheitsprogrammen zur Verfügung (z. B. Yoga-Kurse, Staffellauf).

• zeb.life:

  Dein Leben verändert sich – und wir möchten dich in den verschiedenen Phasen begleiten. Mit zeb.life findest du Unterstützung beispielsweise bei der Kinderbetreuung, im Lebenslagenmanagement und Eldercare oder bei der Suche nach Conciergediensten.