Business Partner Front Desk & Office Management (m/w/d)

Wir sind die Berater der Weltmarktführer: Hochmotivierte Expertinnen und Experten, die als erfolgreiches Team digitale End-to-End-Geschäftsprozesslösungen vorantreiben. Gemeinsam stärken wir die Zukunft der beeindruckendsten Unternehmen der Welt aus Maschinen- und Anlagenbau, Automotive, Life Science, Pharma und Chemie, mit denen wir viel gemeinsam haben.Unser ausgezeichneter Ruf bei Hidden Champions öffnet Dir die Türen für anspruchsvolle Projekte mit einzigartigen Gestaltungsmöglichkeiten. Werde Teil einer der besten und verlässlichsten Beratungen und nutze vielfältige Entwicklungschancen. Als engagiertes Teammitglied kannst Du bei uns schnell Verantwortung übernehmen und über Dich hinauswachsen. Du triffst auf ein starkes Team, das zusammenhält und wirklich etwas bewegen will.Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir ab sofort und in Vollzeit einen motivierten Business Partner Front Desk und Office Management (m/w/d) für unser Headquarter in Heidelberg. In dieser Funktion repräsentierst Du unser Unternehmen und bist erste Anlaufstelle für Gäste, Geschäftspartner und KollegInnen an unserem Front Desk – persönlich, telefonisch und per E-Mail. Du bist die Hauptansprechperson für alle organisatorischen und administrativen Belange, die im Office anfallen.

Was Dich erwartet

• Management des Empfangsbereichs – mit Organisationstalent und Herzlichkeit
• Besuchermanagement - mit Freundlichkeit, Professionalität und einem offenen Ohr für Anliegen jeglicher Art
• Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs am Empfang sowie bei Tagungen & Veranstaltungen vor Ort
• Eigenverantwortliche Steuerung und zentraler Ansprechpartner für unser Office Management. Organisation und Versorgung des Headquarters und unserer Niederlassungen
• Aufbau, Strukturierung und kontinuierliche Weiterentwicklung unseres Bestellwesens
• Front Desk Beauftragte/r für Digitalisierung & Tools – Prozessdigitalisierung und Identifikation neuer systemgestützter Lösungen, die unser Arbeiten effizienter macht
• Enge Zusammenarbeit mit internen Schnittstellen und externen Dienstleistern
• Unterstützung / Second Level des Konferenzservices (Organisation und Koordination von Inhouse-Veranstaltungen)
• Allgemeine administrative Tätigkeiten am Front Desk
• Betreuung der Telefonzentrale in deutscher und englischer Sprache

Was wir uns wünschen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare dienstleistungs- und serviceorientierte Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, Beschaffungswesen oder einer vergleichbaren Rolle
• Kontaktfreude, Kommunikationsfähigkeit und Motivation für die Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs des Büroalltags und einer guten Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern
• Zeitliche Flexibilität
• Eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise, mit hoher Organisationskompetenz und wirtschaftlichem Denken
• Kreative und empathische Persönlichkeit mit einem Auge für’s Detail
• Freundlicher, kommunikativer und offener Teamplayer, der es liebt, im direkten Kontakt mit Menschen zu stehen und in lebhaften Momenten den Überblick behält
• Eine hohe Serviceorientierung und eine smart und simple Hands-on-Mentalität zeichnen dich aus
• Freude am Arbeiten mit und in digitale/n Lösungen
• Sicherer Umgang mit MS-Office, insbesondere Outlook, Excel und Teams
• Sehr gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse, weitere Fremdsprachen wünschenswert