Vorzimmerkraft (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Sie führen Administrations- und Organisationsaufgaben durch, unterstützen bei der Vorbereitung von Vorhaben der Dienststellenleiterin und bei der Bearbeitung interner Geschäftsvorfälle.

Sie führen und verwalten den Schriftverkehr und Terminkalender der Dienststellenleiterin. Hierzu zählt auch das Schreiben von Texten nach Diktat oder Weisung, auch in englischer Sprache.

Sie verwalten den vielfach vertraulichen zivilen, militärischen und medizinischen/wissenschaftlichen Schriftwechsel (u.a. Untersuchungsbefunde, Gutachten, Publikationen, Beurteilungen, allgemeine und fachärztliche Zeugnisse).

Sie führen den Telefondienst des Vorzimmers Dienststellenleiterin, hierbei Herstellen, Annehmen und Weiterleiten von Telefongesprächen aus dem In-und Ausland sowie Anfertigen von Telefon-und Aktennotizen

Sie führen und erstellen Protokolle bei Besprechungen.

Sie bearbeiten und verwalten Organisationsmittel und Übersichten.

Sie unterstützen bei der Planung und Koordinierung von Dienstreisen der Dienststellenleiterin, einschließlich Anforderungen von Fahrten mit Dienst-Kfz, Buchen von Reisemitteln, Unterkünften. Sie unterstützen bei der Planung, Vor-und Nachbereitung von Veranstaltungen des Instituts (Besprechungen, Besuchen von außen, Fortbildungsveranstaltungen, Kongresse, Tagungen).

Sie koordinieren und empfangen Besuche und Gäste

Sie unterstützen bei Repräsentationsaufgaben der Dienststellenleiterin sowie bei Presse-und Informationsaktivitäten zur Außendarstellung des Instituts.

Sie recherchieren und holen einfache Sachauskünfte ein.

Qualifikationserfordernisse

Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung zum / zur Verwaltungsfachangestellten, Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellten, Versicherungskauffrau/ Versicherungskaufmann, medizinische/r bzw. zahnmedizinische/r Fachangestellte/r oder vergleichbar.

Sie bekennen sich durch Ihr gesamtes Verhalten zur freiheitlichen demokratischen Grundordnung im Sinne des Grundgesetzes.

Sie stimmen zu, ggf. an einer ärztlichen Einstellungsuntersuchung teilzunehmen.

Erwünscht

• Sie haben Kenntnisse und ggfs. Erfahrungen im Qualitätsmanagement und Controlling.
• Sie besitzen Grundkenntnisse in Englisch. Sie sind bereit, diese durch Fortbildungen auszubauen.
• Sie haben Kenntnisse im Umgang mit den Office-Anwendungen Word, Excel, PowerPoint und Outlook.
• Sie sind flexibel und belastbar.
• Sie haben Kenntnisse über die Bundeswehr und ihre Strukturen.

Bewerbung

Registrieren Sie sich auf unserem Bewerbungsportal unter https://bewerbung.bundeswehr-karriere.de und betätigen Sie den Button 'Karriere starten' unten rechts. Ihre Bewerbungsunterlagen laden Sie bitte als PDF-Druckversion bis spätestens 07.07.2026 in Ihr Bewerbungsprofil hoch.