Bereichsassistenz Strategy / M&A (m/w/d)

IHRE AUFGABEN 

• Eigenständige Unterstützung und Entlastung der Bereichsleitung

Selbstständige Übernahme organisatorischer, administrativer und koordinierender Assistenzaufgaben, strukturierte Vorbereitung von Entscheidungs-, Management- und Bereichsunterlagen sowie Sicherstellung eines effizienten Informationsflusses innerhalb des Bereichs.

• Selbstständige Termin-, Besprechungs- und Veranstaltungskoordination Planung, Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen mit internen und externen Teilnehmern, inkl. Abstimmung von Prioritäten, Organisation der Rahmenbedingungen, Gästebewirtung sowie Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs.
• Reise- und Abwesenheitsmanagement

Eigenständige Planung, Organisation und Nachbereitung von Dienstreisen (inkl. Reisekostenabrechnung und Visa Beschaffung) sowie bereichsübergreifende Koordination von Urlaubs- und Abwesenheitsübersichten für den Bereich.

• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Unterlagen

Eigenständige Erstellung, Aufbereitung und Weiterentwicklung von Präsentationen, Berichten, Übersichten, Grafiken und Entscheidungsvorlagen in deutscher und englischer Sprache für Management-, Gremien- und Bereichstermine.

• Kommunikation und Schnittstellenfunktion

Eigenständige Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie aktive Schnittstellenfunktion zwischen Bereichsleitung, Fachbereichen, zentralen Funktionen und externen Ansprechpartnern.

• Administrative Bereichsorganisation und Sachgebietsmitarbeit

Mitarbeit im Sachgebiet durch Organisation, Pflege und Weiterentwicklung von Ablage- und Dokumentationssystemen, Aufbereitung von Übersichten und Kennzahlen, Durchführung der Zeiterfassung im SAP-System für zugeordnete Mitarbeitende sowie Organisation der Büroinfrastruktur (z. B. Büromaterial, Ariba Einkaufswagen).

• Mitwirkung bei bereichsbezogenen Sonder- und Koordinationsthemen

Wahrnehmung definierter Zusatz und Koordinationsrollen (z. B. SAP Key User, Datenschutzkoordination, brandschutzbezogene Organisationsthemen) sowie Unterstützung bereichsbezogener Prozesse und organisatorischer Sonderaufgaben im Rahmen klar abgegrenzter Zuständigkeiten. Nutzung und Umsetzung von KI (Methoden und Tools).

IHR PROFIL 

• Mehrjährige Berufserfahrung im gehobenen Assistenzbereich (z. B. Bereichs- oder Projektassistenz), idealerweise in einem internationalen Umfeld 

• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift 

• Sehr gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Programme inkl. MS PowerPoint 
• Erfahrung und Umsetzungserfahrung mit KI Methoden und Tools

• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten und hervorragendes Organisationstalent 

• Freude an der Mitarbeit an Projektthemen 

• Schnelle Anpassungsfähigkeit an ein sehr dynamisches, forderndes Arbeitsumfeld und anspruchsvolle Aufgabenstellungen 

• Selbstständige, effiziente sowie genaue Arbeitsweise 

Werden Sie Teil unseres Teams!

Gestalten Sie gemeinsam mit uns die Mobilität der Zukunft!

Wir - das sind rund 32.000 Mitarbeitende weltweit. An über 100 Standorten in mehr als 30 Ländern engagieren wir uns durch technologische Exzellenz, nachhaltiges Wirtschaften und soziale Verantwortung für den Fortschritt auf Schiene und Straße. Unser Umsatz lag zuletzt bei 7,9 Mrd. Euro. Bei uns erwartet Sie eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Umfeld sowie ein attraktives Rahmenangebot, das unter anderem flexible Arbeitszeitmodelle, Sabbatical und mobiles Arbeiten umfasst. Darüber hinaus können Sie bis zu zwanzig Tage im Jahr aus dem EU-Ausland arbeiten. Vielfältige Weiterbildungsangebote fördern Sie in Ihrer fachlichen und persönlichen Entwicklung. Außerdem können Sie sich über zahlreiche Zusatzleistungen freuen, darunter Sport- und Gesundheitsprogramme, Corporate Volunteering, JobRad, Zuschüsse zum ÖPNV und ein moderner Unternehmensstandort mit abwechslungsreicher Betriebsgastronomie.