Projektassistenz (m/w/d)

Sie möchten Ihre organisatorischen Fähigkeiten, Kommunikationsstärke und Ihr strukturiertes Arbeiten in ein modernes Unternehmen in Kiel einbringen? Dann bietet Ihnen diese Position als Projektassistenz (m/w/d) die ideale Möglichkeit, als wichtige Schnittstelle zwischen Projektleitung und Projektteam zu agieren und aktiv zum Erfolg anspruchsvoller Projekte beizutragen. In dieser zentralen Funktion unterstützen Sie die Projektleitung in allen administrativen, organisatorischen und koordinierenden Angelegenheiten. Sie behalten den Überblick über Abläufe, Termine, Ressourcen und interne Kommunikationsströme und sorgen so für einen reibungslosen Projektverlauf. Dabei arbeiten Sie eng mit verschiedenen Fachbereichen zusammen und übernehmen Verantwortung in der Vorbereitung, Steuerung und Nachverfolgung projektbezogener Prozesse. Profitieren Sie von einem modernen Arbeitsumfeld, vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten und der Chance, in herausfordernden Projekten eine tragende Rolle zu übernehmen.

Sie unterstützen die Projektleitung in organisatorischen, strukturellen und administrativen Aufgaben

Sie koordinieren das Projektsekretariat und behalten alle relevanten Informationen, Termine und Unterlagen im Blick

Sie entwickeln und definieren projektbezogene Strukturen, Abläufe und Dokumentationen

Sie organisieren, planen und bereiten Meetings, Workshops und Besprechungen vor und nach

Sie übernehmen Aufgaben der internen Kommunikation zwischen Projektleitung, Team und relevanten Schnittstellen

Sie vertreten situativ die Projektleitung und unterstützen in der Steuerung einzelner Teilprozesse

Sie planen die projektbezogene Mitarbeiterstruktur und unterstützen bei Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung

Sie übernehmen allgemeine administrative Tätigkeiten im Tagesgeschäft

Sie erstellen Protokolle, Auswertungen und Präsentationen für Projektleitung und Stakeholder

Sie wirken aktiv an der Optimierung interner Projektprozesse mit

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Qualifikation im Bereich Projektmanagement, Verwaltung oder vergleichbar

Sie bringen idealerweise erste Erfahrung im Projektmanagement, in der Assistenz oder in vergleichbaren Bereichen mit

Sie arbeiten strukturiert, zuverlässig und behalten auch bei parallelen Aufgaben den Überblick

Sie besitzen eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und eine sichere Ausdrucksweise in Wort und Schrift

Sie haben Organisationstalent und ein hohes Maß an Eigenverantwortung

Sie gehen sicher mit MS Office um und haben idealerweise Erfahrung mit Projektmanagement-Tools (z. B. MS Project, Jira, Confluence)

Sie sind teamorientiert, flexibel und arbeiten gerne an vielfältigen Aufgaben

Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil

Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabenfeld mit direkter Einbindung in spannende Projekte

Moderne Arbeitsumgebung und digitalisierte Arbeitsprozesse

Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum mobilen Arbeiten

Offene Unternehmenskultur mit kurzen Entscheidungswegen

Ein motiviertes Projektteam und wertschätzender Umgang

Attraktive Vergütung sowie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten im Projektmanagement