Abteilungsassistenz (w/m/d)

Das erwartet dich

Die Abteilung AS-EXV entwickelt bildgebende und akustische Messverfahren zur Anwendung in komplexen industrierelevanten Versuchseinrichtung im Bereich der Aerodynamik. Diesbezüglich arbeitet die Abteilung mit internen und externen nationalen und internationalen Partnern in einer Vielzahl von wissenschaftlichen und administrativen Projekten zusammen. Du bist in dieser Struktur an der Schnittstelle zwischen dem wissenschaftlich-technischen und dem administrativen Aufgabenbereich der Abteilung tätig. Dort bearbeitest du als Assistent/in des Abteilungsleiters administrative, organisatorische und logistische Aufgaben in Zusammenarbeit mit den Führungskräften und wissenschaftlich-technischen Mitarbeitern der Abteilung. 

Deine Aufgaben

• Prüfung und Korrektur von Daten der Personal-Einsatz-Planung der Abteilung
• Planung von Veranstaltungen und Organisation dieser in Abstimmung mit den Wissenschaftlern
• Planung, Organisation und Prüfung von Dienstreisen 
• Freigabe von Veröffentlichungen in Abstimmung mit dem Abteilungsleiter und Protokollführung 
• Weiterentwicklung von bestehenden Prozessen im Assistenzbereich 
• Bearbeitung allgemeiner Sekretariatsaufgaben

Das bringst du mit

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) oder alternativ andere für die Tätigkeit relevante Ausbildungsgänge oder gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung
• Erfahrung in der Bearbeitung klassischer Büroprozesse (z.B. Termin-, Post, Telefonmanagement)
• Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen (inklusive der Anwendung des Bundesreisekostenrechts)
• Kenntnisse über die Beschaffung Waren und Dienstleistungen im öffentlichen Dienst (Kenntnisse über die öffentliche Vergabe von Aufträgen)
• Kenntnisse in der Personaladministration und im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen
• anwendungsbezogene MS-Office Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• gute Englischkenntnisse