Deine Aufgaben

Als Teil unseres Office & Facility Managements sorgst du gemeinsam mit einer Kollegin dafür, dass unsere internen Services zuverlässig, professionell und serviceorientiert funktionieren. Du arbeitest aktiv im Tagesgeschäft mit und bist zentrale Ansprechperson für organisatorische Themen. Gleichzeitig übernimmst du die fachliche Koordination unseres zweiköpfigen Teams, planst und priorisierst Aufgaben und stellst reibungslose Abläufe sicher. Der Schwerpunkt der Position liegt bewusst auf der operativen Mitarbeit, ergänzt durch die Verantwortung für die Organisation und Weiterentwicklung des Bereichs.

Zu deinen Aufgaben gehören insbesondere:

• fachliche und organisatorische Leitung des Teams inklusive Aufgabenverteilung, Priorisierung und Koordination der täglichen Abläufe
• Organisation und Sicherstellung eines professionellen Empfangs für Gäste, Kunden, Lieferanten und Mitarbeitende sowie Betreuung der Telefonzentrale
• Koordination unserer 3 Standorte in Stockelsdorf inklusive Dienstleistersteuerung, Wartungen, Reparaturen und Gebäudethemen
• Organisation von Housekeeping-Themen sowie Sicherstellung von Sauberkeit, Ordnung und Ausstattung der Büro- und Gemeinschaftsbereiche
• Verantwortung für das Fuhrparkmanagement inklusive Fahrzeugkoordination, Terminüberwachung, Dokumentation und Kommunikation mit Dienstleistern
• Organisation und Weiterentwicklung des Travel Managements inklusive Reisebuchungen, Reiserichtlinien, Abrechnungsprozessen
• Enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachabteilungen sowie externen Dienstleistern
• Koordination und Verantwortung für die kaufmännische Ausbildung

Diese Position ist in Vollzeit (40 Wochenstunden) und mit 100% Präsenz am Standort Stockelsdorf zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen. Mobiles Arbeiten ist aufgrund des Aufgabengebietes in dieser Position nicht möglich.

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. im Bereich Büromanagement, Verwaltung, Hotellerie, Veranstaltungsmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Office Management, Empfang, Travel Management, Facility Management oder in einer vergleichbaren Funktion
• Erste Erfahrung in der fachlichen Koordination oder Führung eines kleinen Teams wünschenswert
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, z. B. Reinigung, Handwerk, Gebäudeservice, Reiseanbieter, Leasinggesellschaften oder Werkstätten
• Bestehende Ausbildereignung oder Motivation einen Ausbilderschein zu erlangen
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie idealerweise Erfahrung mit digitalen Buchungs-, Verwaltungs- oder Organisationstools
• sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• PKW Führerschein

Vergütung & Benefits

• Perspektivenvielfalt durch eine große Vielzahl an Branchen und Kunden
• Ein internationales und kollegiales Arbeitsumfeld
• Individuelle Weiterbildung sowie regelmäßige Feedback- und Entwicklungsgespräche
• Verschiedene Laufbahnmodelle (Fach-, Experten- und/oder Führungslaufbahn) passend zu deinen individuellen Stärken und Ambitionen
• Übergesetzliche Zuschüsse zur betrieblichen Altersvorsorge sowie Corporate Benefits Plattform mit exklusiven Mitarbeiterrabatten für zahlreiche Shops
• Mobilität bei uns: Dienstradleasing und Lademöglichkeiten für E-Bikes und E-Autos sowie Parkplätze direkt auf unserem Firmengelände
• Für die Gesundheit: Hansefit-Mitgliedschaft, ergonomische Arbeitsplätze, aktive Pause während der Arbeitszeit, wechselnde Angebote durch die betriebliche Gesundheitsförderung
• Weil auch Kleinigkeiten den Unterschied machen: Kaffeespezialitäten, Teeangebot, regionaler Obstkorb und unser Quooker liefert jederzeit kochendes, stilles oder sprudelndes Wasser – ganz ohne Plastikflaschen

Bewerbungsprozess

Bitte bewirb dich online und nutze dafür unser Bewerbungsformular über den Link in der jeweiligen Stellenausschreibung. Mit nur wenigen Klicks kannst du uns deine Unterlagen schnell und einfach übermitteln. So können wir deine Bewerbung optimal und zügig bearbeiten.

Für Rückfragen stehen wir dir jederzeit unter communication@visiconsult.de oder telefonisch unter +49 451 290 286 0 zur Verfügung.

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!