Projekt- und Abteilungsassistenz (w/m/d)

Das erwartet dich

Du übernimmst eine zentrale Rolle in der Betreuung und Verwaltung von DLR-Forschungsprojekten und Projekten im UAS-Forschungsplateau. Dabei unterstützt du den gesamten Projektzyklus – von der Antragstellung bis zum Projektabschluss. Zusätzlich wirkst du in der Personalverwaltung mit und erledigst vielfältige organisatorische und administrative Aufgaben im Sekretariat der Abteilungen "Projekte und Querschnittsthemen" sowie der "Wissenschaftlichen Infrastruktur". Du arbeitest dabei eng mit internen und externen Partnern zusammen und sorgst mit deinem Organisationstalent und deiner sorgfältigen Arbeitsweise für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.

Deine Aufgaben

• Übernahme von administrativen Aufgaben bei der Begleitung von DLR-Forschungsprojekten und Projekten im UAS-Forschungsplateau:
  • Vorbereitung von grundfinanzierten Projekten (Finanzen, Ressourcen, Zeitpläne)
  • Projekte umsetzen, steuern und kontrollieren (Administration der laufenden Projektförderung)
  • Administration und Abwicklung der abgeschlossenen Projektförderung
• Bearbeitung vorbereitender Personalverwaltungsaufgaben für die Abteilungen "Projekte und Querschnittsthemen" und "Wissenschaftliche Infrastruktur"
• Bearbeitung allgemeiner Sekretariatstätigkeiten 
• Presse- und Öffentlichkeitsarbeit für die betreuten grundfinanzierten Projekte

Das bringst du mit

• abgeschlossene kaufmännische oder verwaltende Berufsausbildung (z. B. Kaufleute für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte) oder andere für die Tätigkeit relevante Berufsausbildungen oder gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung
• Kenntnisse über den Aufgabenbereich einer Projektassistenz entweder nachgewiesen durch praktische Erfahrung oder dem Abschluss einer entsprechenden Weiterbildungsmaßnahme
• sehr gute Kenntnisse in der administrativen Begleitung von (grundfinaziert) geförderten Forschungsprojekten, insbesondere im Hinblick auf Vertragswesen, Berichtspflichten, Vorlagenbearbeitung, elektronische Fördermitteltools sowie geltende rechtliche Vorgaben
• ausgeprägte Kenntnisse im professionellen Umgang mit allgemeinen Geschäftsprozessen, insbesondere in der Bürokommunikation, Terminplanung und Protokollführung in deutscher und englischer Sprache
• Erfahrung in der Organisation und Abwicklung von Veranstaltungen, Dienstreisen sowie in personalbezogenen Verwaltungsabläufen unter Beachtung der relevanten rechtlichen Regelungen
• sehr gute anwenderbezogene MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Bereitschaft zur Durchführung einer Zuverlässigkeitsüberprüfung nach § 7 Luftsicherheitsgesetz

Die Vergütung erfolgt je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung bis zur Entgeltgruppe 9a TVöD.