Abteilungsassistenz (w/m/d)
HeuteKöln
Vollzeit
Was ehemalige und aktuelle Mitarbeiter:innen über diesen Arbeitgeber sagen
Geschätztes Gehalt
Das könntest du laut kununu User:innen als Assistent:in bei Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt e.V. (DLR) verdienen
Ø 45.600 €
Bruttodurchschnittsgehalt Vollzeit
32.900 €53.900 €
Mehr Einblicke
Der Stellenanzeigentext wurde mithilfe von kununu intelligence (ki) analysiert und strukturiert.
Deine Aufgaben
- Termin-, Mail-, Telefonmanagement, Protokollanfertigung im Rahmen von z.B. Dienstbesprechungen, Meetings, Sitzungen etc.
- Veranstaltungsmanagement inkl. Vor- und Nachbereitung, Unterstützung bei der Durchführung, Buchen von Veranstaltungsräumen und Bereitstellung der notwendigen Ausstattung, Technik etc.
- Pflege von Datenbanken inkl. Prüfung von Dokumenten auf formale Kriterien
- Controlling (z.B. Prüfung und Freigabe von Urlaubsanträgen, Dienstreiseanträgen, Rechnungen etc.) über internes IT-Tool
- Strukturierung relevanter Laufwerke, Teamsites und Wiki-Seiten i. S. eines systematischen Wissensmanagements im Hinblick auf Kunden und Prozessmitarbeitende
- Verschlankung und Digitalisierung von Arbeitsprozessen mit KI-Unterstützung
- Unterstützung der Expertinnen der Abteilung durch strukturierte Projektmanagementmethoden (Strukturierung, Dokumentation, Terminmanagement etc.)
Dein Profil
- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) oder alternativ andere für die Tätigkeit relevante Ausbildungsgänge und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung
- Erfahrung in der Bearbeitung klassischer Büroprozesse (z.B. Termin-, Mail-, Telefonmanagement, Veranstaltungsmanagement incl. Raumlogistik)
- Kenntnisse aus dem Bereich allgemeiner Verwaltungsaufgaben (Protokollführung, Vorbereitung von Besprechungen, Text- und Datenverarbeitung, Terminkoordination)
- Kenntnisse im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen oder dem Aufbau und der Pflege von Datenbanken
- sehr gute anwendungsbezogene MS-Office Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie eine schnelle Auffassungsgabe
- nachweisbare soziale Kompetenzen und Teamfähigkeit
Was die Firma über den Job sagt
Das erwartet dich
Du bearbeitest als Assistenz der Abteilung administrative, organisatorische und logistische Aufgaben. Du arbeitest dabei teambezogen und sorgst mit deiner Organisationskompetenz und deiner verlässlichen Arbeitsweise für effiziente Abläufe im Tagesgeschäft.
Deine Aufgaben
- Termin-, Mail-, Telefonmanagement, Protokollanfertigung im Rahmen von z.B. Dienstbesprechungen, Meetings, Sitzungen etc.
- Veranstaltungsmanagement inkl. Vor- und Nachbereitung, Unterstützung bei der Durchführung, Buchen von Veranstaltungsräumen und Bereitstellung der notwendigen Ausstattung, Technik etc.
- Pflege von Datenbanken inkl. Prüfung von Dokumenten auf formale Kriterien
- Controlling (z.B. Prüfung und Freigabe von Urlaubsanträgen, Dienstreiseanträgen, Rechnungen etc.) über internes IT-Tool
- Strukturierung relevanter Laufwerke, Teamsites und Wiki-Seiten i. S. eines systematischen Wissensmanagements im Hinblick auf Kunden und Prozessmitarbeitende
- Verschlankung und Digitalisierung von Arbeitsprozessen mit KI-Unterstützung
- Unterstützung der Expertinnen der Abteilung durch strukturierte Projektmanagementmethoden (Strukturierung, Dokumentation, Terminmanagement etc.)
Das bringst du mit
- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) oder alternativ andere für die Tätigkeit relevante Ausbildungsgänge und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung
- Erfahrung in der Bearbeitung klassischer Büroprozesse (z.B. Termin-, Mail-, Telefonmanagement, Veranstaltungsmanagement incl. Raumlogistik)
- Kenntnisse aus dem Bereich allgemeiner Verwaltungsaufgaben (Protokollführung, Vorbereitung von Besprechungen, Text- und Datenverarbeitung, Terminkoordination)
- Kenntnisse im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen oder dem Aufbau und der Pflege von Datenbanken
- sehr gute anwendungsbezogene MS-Office Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie eine schnelle Auffassungsgabe
- nachweisbare soziale Kompetenzen und Teamfähigkeit
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