Assistenz der Geschäftsführung & Backoffice (m/w/d)

Als Tochter der Volksbank in Ostwestfalen haben wir bei der Geno immobilien GmbH einiges zu bieten!

Immobilien sind weit mehr als ein Dach über dem Kopf - als 'dritte Haut' des Menschen stillt Wohnraum das Bedürfnis nach Schutz, Rückzug und persönlicher Entfaltung. Hier verbringen wir wertvolle Lebenszeit. Wenn du genau diese Bedeutung von Immobilien begeistert und du dein Wissen, deine Erfahrung und deine Leidenschaft in einem kompetenten und engagierten Team einsetzen möchtest, bist du bei uns genau richtig. Wir sind die Immobilienexperten der Volksbank in Ostwestfalen und unterstützen unsere Kunden umfassend bei allen Immobilienthemen: Als 100%ige Tochter der Volksbank in Ostwestfalen arbeiten wir eng mit den Vertriebsbereichen der Bank zusammen und finden gemeinsam passgenaue Lösungen auf alle Fragestellungen rund um die Immobilie. Werde Teil unseres Teams in Gütersloh, gestalte mit uns die Zukunft der regionalen Immobilienwelt.

• Ausgewogene Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeiten durch Gleitzeit und mobiles Arbeiten
• 30 Urlaubstage, zwei zusätzliche Bankfeiertage Sonderurlaub bei besonderen Ereignissen
• Job-Rad-Leasing und Job-Ticket sowie attraktive Rabatte für dich
• Individuell auf dich zugeschnittene Weiterbildungsmaßnahmen
• Attraktive am Erfolg orientierte Verdienstmöglichkeiten.

Deine Aufgaben bei uns:

Als integraler Bestandteil unseres kleinen Teams arbeitet man Hand in Hand mit der Geschäftsführung und den Kolleg:innen an folgenden Aufgaben:

• Das Termin- und Kalendermanagement wird übernommen, die Korrespondenz erledigt und das Telefonmanagement der Geschäftsführung wird durchgeführt, damit die Geschäftsführung sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren kann.
• Die Geschäftsführung wird durch Recherche, Briefings und Zusammenfassungen unterstützt, um wichtige Entscheidungen zu treffen.
• Personal und Ressourcen werden in Absprache mit HR oder der operativen Leitung geplant, um sicherzustellen, dass alle Projekte reibungslos verlaufen.
• Arbeitsvertragliche Regelungen werden in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und einem Fachanwalt für Arbeitsrecht umgesetzt, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt sind.
• Die Lohnbuchhaltung wird vorbereitet, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
• Budget und Kosten (Liquiditätsplan) werden in Abstimmung mit der Geschäftsführung kontrolliert, um sicherzustellen, dass alle Finanzen im Griff sind.
• Berichte und Dashboards (Kennzahlen, Statusberichte) werden erstellt, um wichtige Informationen zu liefern.
• Das Dokumentenmanagement wird übernommen, Verträge werden verwaltet und eine ordentliche digitale Ablage wird sichergestellt.
• Meetings werden vorbereitet (Präsentationen, Agenda, Protokolle), um sicherzustellen, dass alle Meetings effizient und produktiv verlaufen.

Dein Profil:

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung erfolgreich abgeschlossen oder bringst eine vergleichbare Qualifikation mit.
• Du bringst idealeweise Berufserfahrung im Bereich Assistenz von Führungskräften mit.
• Du verfügst über Erfahrung in der vorbereitenden (Lohn)Buchhaltung und hast Kenntnisse in diesem Bereich.
• Du bist pragmatisch, vertrauensvoll, integer und lösungsorientiert.
• Du denkst mit und arbeitest eigenverantwortlich.
• Dein Ziel ist es, die Geschäftsführung in zeitlicher Hinsicht und von operativen Themen zu entlasten.

Wir freuen uns über Deine Bewerbung mit Angabe Ihres Eintrittstermins und Deiner Gehaltsvorstellung.

Interessiert? Bei Fragen sind wir für Dich da:

• Marcus Scharpenberg (05241 23488 12 oder m.scharpenberg@immobilien-geno.de)
• Tanja Pausch (0521 544 7764 oder Tanja.Pausch@volksbankinostwestfalen.de)