Administrative Specialist, Housing (m/w/d)

Job Req Number:  121593
Arbeitszeitmodel: Vollzeit
Division:  DEU - DSV Air & Sea Germany GmbH  (Air & Sea)
Stadt:  Hamburg 

Du behältst den Überblick, denkst mit und sorgst dafür, dass alles läuft? Dann werde als Administrative Specialist, Housing (m/w/d) Teil unseres Teams in Hamburg und unterstütze mit deinem Organisationstalent dabei, dass Prozesse, Menschen und Arbeitsabläufe am Standort reibungslos zusammenwirken.

• Durchführung allgemeiner Verwaltungsaufgaben, wie Büroorganisation, Informationsaufbereitung und Bearbeitung der Korrespondenz

• • Kontrolle und Buchungen im Zeiterfassungssystem
  • Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
  • Materialbestellung für den Standort, Organisation von Büromaterial und -ausstattung, wie Drucker, Tinte, Toner, Papier usw.
  • Meldung jeglicher Betriebsstörungen an die entsprechende Person bzw. Abteilung
  • Kontakt und Koordination von Terminen mit externen Unternehmen (Handwerker, Reinigungsfirma, usw)

• Prüfen und Freigeben von digitalen Eingangsrechnungen und Anlagen 
• Scannen von postalischen Eingangsdokumenten
• Indexierung und ggf. Nachbereitung der Dokumente
• Aufbereitung von Dokumenten für die digitale Archivierung
• Kontrolle und Beauftragung von Prüf- und Wartungsintervallen 
• Mitverantwortliche Beauftragte Person des Standortes für die Division Air & Sea zu den Themen QHSE, Brandschutz, Arbeitssicherheit
• Planung und Organisation von Schulungen und Ersteinweisungen
• Organisation und Vorbereitung von Meetings (Raumplanung, Eindecken etc.) 

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung wünschenswert
• Souveräner Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Verantwortungsbewusstsein, starkes Engagement und Selbständigkeit 

• Finanzielle Benefits: Vermögenswirksame Leistungen, Betriebliche Altersvorsorge, Mitarbeiterrabatte, DSV-Mitarbeiterkarte mit monatlichem Nettoguthaben, Jobrad, Jubiläumszahlungen
• Gesundheit und Mobilität: Krankenzusatzversicherung (divisionsabhängig), Bildschirmarbeitsbrillen, Gruppenunfallversicherung
• Onboarding: Eine umfangreiche Einarbeitung mit einem individuellen Einarbeitungsplan
• Team: Ein tolles engagiertes und motiviertes Team, Flache Organisationsstrukturen und eine offene Arbeitsatmosphäre
• Abwechslung: Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit großem Entscheidungsspielraum bei einem globalen Player
• Flexibilität: Einen modernen Arbeitsplatz inkl. einer transparenten Gleitzeitregelung und Option auf mobiles Arbeiten
• Weiterentwicklung: Regelmäßige Fortbildungen und Schulungen, E-Learnings, Next@DSV sind nur einige Personalentwicklungsprogramme, um deine Fähigkeiten auf dem neuesten Stand zu halten. Zugeschnittene Programme sind ebenso möglich.