Executive Assistant to the CEO & COO (w/m/d)

Executive Assistant to the CEO & COO (w/m/d)

Anstellung: Vollzeit 40 Std., 2 Jahre befristet, flexible Arbeitszeiten
Direkter Vorgesetzter: CEO & COO
Team: Assistenz
Einsatzort: Im Büro in Düsseldorf, teils im Homeoffice

Über uns

Hey, wir sind natsana. 

Und bei uns geht es um mehr als nur Nahrungsergänzung - wir arbeiten jeden Tag daran, Gesundheit und Wohlbefinden für Millionen Menschen einfacher zugänglich zu machen und Produkte zu entwickeln, die einen positiven Einfluss auf die Lebensqualität haben.

Wenn du Lust hast, mit Leidenschaft, Qualitätsbewusstsein und Innovationsgeist etwas zu bewegen, dann könntest du perfekt in unser Team der natsana Allstars passen. Wir suchen nach Menschen, die Verantwortung übernehmen wollen, die mitdenken, mitgestalten und zusammen mit uns weiter wachsen möchten.

Gemeinsam bewegen wir mehr.

Unter unserem Dach vereinen wir mit natural elements, Nature Love, gloryfeel und Feel Natural vier der erfolgreichsten und wachstumsstärksten Marken im Bereich hochwertiger Nahrungsergänzung. Seit 2025 begleitet uns die Bayer AG als starker Partner. Gemeinsam sind wir ein echtes Powerhouse für Qualität, Innovation und nachhaltiges Wachstum.

Wir entwickeln Produkte, die Gesundheit und Lebensfreude fördern - natürlich, wissenschaftlich fundiert und mit einem sehr hohen Qualitätsanspruch. Gleichzeitig feilen wir aber auch weiter an einer Unternehmenskultur, in der Vertrauen, Eigenverantwortung und echtes Miteinander zählen. 

Deine Ideen sind willkommen. Dein Impact ist sichtbar. Dein Einsatz macht den Unterschied.

Kommst du an Bord?

Warum wir?

Weil wir mit viel Energie, klarer Ambition und einer guten Portion Teamgeist wachsen - und dabei niemals vergessen, wie wichtig Wertschätzung, Offenheit und transparente Kommunikation sind. Denn bei uns zählt nicht nur das Ergebnis, sondern auch jedes kleine Zwischenziel und das Miteinander auf dem Weg dorthin.

08/15? Passt nicht zu uns. Wir suchen Mitgestalter:innen, die mit 100% Herzblut dabei sind, neugierig bleiben, den Status Quo hinterfragen und Verantwortung übernehmen. Teamplayer mit Haltung, Drive und eigenen Ideen, die etwas bewegen möchten.

Wenn du Lust hast, dich bei den natsana Allstars persönlich und fachlich weiterzuentwickeln, einen Impact zu haben und Teil eines spannenden Teams zu sein, dann freuen wir uns sehr darauf, von dir zu hören und dich in einem persönlichen Gespräch kennenzulernen.

Und jetzt konkret. Bei uns geht’s gerade um:

Deine Aufgaben

Du arbeitest direkt mit unserem CEO und COO zusammen, ohne Umwege und ohne Filter. Als Sparringspartner:in für unsere Chief of Staff bist du Teil des Leadership-Supports und ein zentrales Bindeglied zwischen Geschäftsführung, Management-Team, Bayer Consumer Health und externen Partnern. Dabei bewegst du dich mitten in den Themen, die natsana antreiben: E-Commerce, Amazon, D2C, Retail, Marketing, Produktentwicklung, Operations, Finance, People und strategische Projekte.
Kalender, Reisen und Administration gehören dazu. Aber sie sind das Fundament, nicht der Job. Der eigentliche Job beginnt dort, wo klassische Assistenz aufhört: beim Mitdenken, Vorausdenken, Priorisieren und Nachhalten.

Prioritäten steuern, nicht nur Kalender pflegen

• Strategisches Management der Kalender von CEO und COO
• Priorisierung von Themen, Meetings und Entscheidungen
• Schutz von Fokuszeiten und aktive Steuerung von Anfragen
• Überblick über laufende Projekte, Themen und Abhängigkeiten

Meetings vorbereiten, damit Entscheidungen schneller getroffen werden

• Zusammenführung relevanter Informationen für Management- und C-Level-Meetings
• Unterstützung der Chief of Staff bei internen und externen Terminen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen
• Zusammenarbeit mit Bayer Consumer Health und weiteren Stakeholdern

Nachhalten, was entschieden wurde

• Konsequentes Follow-up von Maßnahmen und Commitments
• Koordination mit Führungskräften und Projektverantwortlichen
• Verfolgung von Deadlines, Meilensteinen und offenen Themen
• Erinnerung an vereinbarte Verantwortlichkeiten, auch auf Geschäftsführungsebene

Koordinieren und kommunizieren

• Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Management, Bayer und externen Partnern
• Unterstützung bei interner und externer Kommunikation
• Erstellung von E-Mails, Briefings und Vorlagen für wichtige Termine
• Organisation komplexer Reisen, Termine und Veranstaltungen

Operative Exzellenz im Tagesgeschäft

• Hauptansprechpartner:in für Reisebuchungen von CEO und COO
• Organisation von Hotels, Catering und Eventlogistik
• Unterstützung bei Townhalls und Firmenveranstaltungen
• Koordination von Dokumentenunterschriften und administrativen Prozessen
• Verantwortung für Dokumentenmanagement und Ablagestrukturen
• Erste Anlaufstelle für interne administrative Anfragen

Dein Profil

• Ausgeprägtes Ownership-Mindset: Du behandelst Themen, als wären es deine eigenen
• Fähigkeit, komplexe Zusammenhänge schnell zu verstehen und zu strukturieren
• Hervorragendes Organisationsgeschick kombiniert mit Pragmatismus und Improvisationsfähigkeit
• Starke Kommunikationsfähigkeiten auf allen Hierarchieebenen
• Hohe Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und Loyalität
• Mut, Rückgrat und die Fähigkeit, konstruktiv zu widersprechen
• Ausgeprägte Menschenkenntnis und Gespür für Situationen und Dynamiken
• Belastbarkeit und Freude an hoher Geschwindigkeit und vielen parallelen Themen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Digitale Souveränität im Umgang mit Microsoft 365 oder Google Workspace, Projektmanagement-Tools, Personio und modernen KI-Anwendungen*
• Du bist gerne vor Ort im Düsseldorfer Office und schätzt den persönlichen Austausch

Was uns wichtiger ist als dein Lebenslauf

Wir suchen keine bestimmte Ausbildung und keinen bestimmten Studiengang. Relevant ist für uns, wie du denkst und arbeitest.
Dein Hintergrund kann beispielsweise aus folgenden Bereichen kommen:

• Executive Assistant
• Management Assistant
• Chief of Staff Associate
• Founder Associate
• Unternehmensberatung
• Oder einem vergleichbar anspruchsvollen Umfeld mit hohem Tempo und viel Verantwortung

*Bei natsana testen wir gerne neue Technologien und denken Arbeit immer wieder neu. Aktuell begeistert uns KI in allen Bereichen - wenn dich das Thema interessiert und du offen bist, Neues auszuprobieren, freuen wir uns auf dich. Erfahrung ist ein Plus, aber vor allem zählen Neugier und Lernbereitschaft.

Was wir dir bieten

Damit du einen kleinen Vorgeschmack bekommst, was dich bei uns abseits der Arbeit erwartet, haben wir dir die natsana Allstars-Vorteile mal auf einen Blick zusammengestellt:

Flexibles Arbeiten & Erholung:

• 30 bezahlte Urlaubstage, flexibel in Absprache gestaltbar
• Zusätzliche freie Tage: Flex Day, Weihnachten & Silvester
• Flexible Arbeitszeiten ohne feste Kernzeiten, angepasst an dein Leben
• Hybrides Arbeiten bis zu 100 % mobil, mit regelmäßigem persönlichem Austausch in unseren Offices in Hamburg und Düsseldorf
• Workation: Bis zu 120 Tage innerhalb der EU, für kürzere Zeiträume auch außerhalb der EU nach individueller Absprache 

Ausstattung & Arbeitsumfeld:

• Top-Equipment (MacOS oder Windows)
• Umfangreiche Ausstattung fürs mobile Arbeiten inklusive Bezuschussungen
• Moderne Offices im Herzen von Hamburg & Düsseldorf mit sehr guter ÖPNV-Anbindung, Parkmöglichkeiten und attraktiver Infrastruktur
• Voll ausgestattete Küchen, in Düsseldorf zusätzlich Massagesessel & eigenes Gym - kostenlos für dich

Kultur, Impact & Entwicklung:

• Company-Events mehrmals im Jahr
• Allstar-Kultur: Deine Meinung zählt, dein Beitrag macht Impact
• Faires Bonussystem, das Leistung und Engagement widerspiegelt
• Individuelle Weiterentwicklung mit klaren Karrierepfaden, kompetenzbasierten Feedback-Runden sowie Kursen, Konferenzen & Büchern - wir investieren in dich und deinen nächsten Schritt

Benefits & Extras:

• Individuell wählbare Benefits über become.1 (z.B. Zuschüsse für KiTA, Internet, Mobility) & weitere Programme
• Weitere Extras wie Corporate Benefits, Urban Sports, betriebliche Altersvorsorge u.v.m.
• Freie Kleiderwahl - bei uns gibt’s keinen Dresscode, sei einfach du selbst

Deine Bewerbung

Du möchtest Teil unserer Reise und der natsana Allstars werden?
Dann schick uns einfach eine Bewerbung, die zu dir passt!

Im nächsten Schritt lernen wir uns in einem Videocall oder persönlich in unserem Office kennen.
Wir freuen uns auf dich!
Dein natsana Team