Teamassistenz (w/m/d)

Teamassistenz (w/m/d)

Einleitung

Mit connAIx - Research School for Applied AI BW stärken das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg sowie die Partneruniversitäten Karlsruher Institut für Technologie (KIT), Universität Stuttgart und Universität Tübingen gemeinsam die Innovationskraft und Technologieführerschaft des Landes auf KI-basierten Zukunftsfeldern.

Wir suchen für das Fundamentals for Autonomous and Biomedical Systems Lab unter der Leitung von Prof. Dr. Philipp Rothemund, Gründungsdirektor von connAIx (Universität Stuttgart), am connAIx in Heilbronn zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit.

Aufgaben

Projekt- und Finanzadministration

• Überwachung und Verwaltung des Lab-Budgets (Sach-, Personal- und Investitionsmittel) mithilfe einschlägiger Systeme (z.B. SAP)
• Erstellung und Aktualisierung von Soll/Ist-Kostenplänen sowie Mittelabflussplänen
• Überwachung der Personalzeitnachweise
• Vorprüfung und sachlich-richtige Zeichnung von Rechnungen, Bearbeitung von Bestellvorgängen
• Unterstützung bei der administrativen Abwicklung von Drittmittelprojekten (EU, DFG, BMBF u.a.)
• Unterstützung bei der Erstellung von Verwendungsnachweisen und Projektberichten für Förderinstitutionen
• Administrative Begleitung laufender Forschungsprojekte: Terminüberwachung, Ressourcenverfolgung und Kommunikation an die Projektleitung
• Laufende Führung von Projektdokumentationen, einschließlich Vortragsmanuskripten und Präsentationsfolien
• Aufbau und Pflege eines strukturierten Dokumentenablagesystems sowie von Projektwebseiten und Wikis
• Organisatorische Kommunikation mit nationalen und internationalen Projektpartnern (Universitäten, Forschungseinrichtungen, Ministerien, EU-Institutionen)

Unterstützung der Lab-Leitung & Sekretariat

• Eigenverantwortliche Führung des Sekretariats sowie organisatorische Unterstützung des Leiters des Labs im Tagesgeschäft
• Terminkoordination, Korrespondenz (Deutsch und Englisch) und Kommunikation mit internen und externen Partnern auf allen Ebenen
• Planung, Organisation und Abrechnung aller Dienstreisen des Leiters des Labs
• Vorbereitung, Begleitung und Protokollierung von Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen
• Gästebetreuung, einschließlich internationaler Gastwissenschaftler:innen
• Bestellung und Überwachung von Betriebsmitteln für das Lab

Betreuung der Lab-Mitglieder

• Erste Ansprechperson für alle Labmitglieder; Einarbeitung neuer Mitarbeitender, Bereitstellung von Arbeitsmitteln und Zugängen
• Pflege und Verwaltung von Personaldaten sowie Unterstützung bei HR-relevanten Prozessen
• Unterstützung bei der Organisation von Teamevents und der Pflege einer positiven Teamkultur
• Administrative Begleitung von Promotionsverfahren: Koordination von Prüfungsterminen, Unterstützung bei Einreichungen und Betreuung von Doktorand:innen

connAIx & Koordination Universität Stuttgart

• Koordination und Zusammenarbeit mit den anderen Labs und ihren Teamassistenzen am connAIx sowie mit der Teamassistenz des Labs an der Universität Stuttgart
• Pflege der Außendarstellung des Labs (Webseite, interne Kommunikationskanäle)
• Unterstützung bei der Organisation der vom Lab koordinierten Veranstaltungen der connAIx Graduate School und weiterer Veranstaltungen

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z.B. Kauffrau /Kaufmann für Büromanagement, Industriekauffrau / Industriekaufmann (w/m/d)) oder gleichwertige Qualifikation
• Idealerweise Berufserfahrung in der Wissenschaftsadministration, Hochschulverwaltung oder in einem Forschungsumfeld
• Kenntnisse in der Finanz- und Projektverwaltung sowie Erfahrung mit Budgetüberwachung und Drittmittelprojekten
• Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise Kenntnisse in SAP oder vergleichbaren ERP-Systemen
• Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen, Workshops oder wissenschaftlichen Tagungen
• Kenntnisse der Strukturen und Abläufe in einem Hochschul- oder Forschungsumfeld von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Organisationsstärke, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise auch in dynamischen Situationen
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Diskretion
• Freude an der Arbeit mit einem internationalen, interdisziplinären Team aus Wissenschaft, Technik und Administration
• Verbindliches, serviceorientiertes Auftreten und souveräne Kommunikation auf allen Ebenen
• Teamorientierte, kooperative Haltung

Standort: Deutschland

Arbeitgeber: connAIx - Research School for Applied AI BW

Arbeitszeit: Vollzeit

Kategorie: Administration

Vergütung: 49300.00 bis 57200.00 EUR brutto pro Jahr

Ansprechperson: Frau, Raquel, Carrasco Sanchez, Personalbetreuung 4 (PSE-BE4), +49 721 608-42016

Bewerbung und Rückfragen per E-Mail: raquel.carrasco@kit.edu

Benefits

• Sinnstiftende Arbeit:

  Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung - und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.

• Flexible Arbeitszeitgestaltung:

  Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work-Life-Balance.

• Familienfreundlichkeit:

  Das Programm 'KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf - durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.

• Karriere und Entwicklung:

  Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.

• Gesundheit:

  Unter dem Motto 'Fit im KIT - mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen und Angeboten zur psychischen Gesundheit.

• Individuelle Zusatzleistungen:

  Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.